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5+1 riflessioni per una nuova ed innovativa gestione sostenibile del tuo tempo

Partiamo da un dato oggettivo. Tutti noi abbiamo a disposizione 24 ore nell’arco della giornata.
Un altro fatto oggettivo è che siamo letteralmente bombardati da un’infinità di stimoli che richiedono la nostra attenzione e che, in qualche modo, dobbiamo “incastrare” nella nostra giornata.

E, per dare retta a tutto e a tutti (telefonate, e-mail, colleghi, clienti, fornitori, famiglia, amici, …), arriviamo a fine giornata esausti e probabilmente con una lista infinita di attività “urgenti” ancora da svolgere.

Anche se nessuno ha la bacchetta magica, c’è però una buona notizia!
Il tempo non lo “perdiamo”. Semplicemente lo gestiamo in maniera poco efficiente e poco efficace.
E quindi, abbiamo ampi margini di miglioramento 🙂

Il famoso principio di Pareto 80/20, dice che l’80% degli effetti è causato dal 20% delle cause (Es.: l’80% del fatturato è dato dal 20% dei clienti).
Nell'”era dell’informazione” (la nostra) possiamo dire che questa proporzione è virata verso un più realistico 90/10 o forse 95/5.
E quindi, gestendo il nostro tempo in maniera innovativa e sostenibile e concentrandoci su quel 5/10% che ci porta reale valore per il raggiungimento dei nostri obiettivi, possiamo migliorare sensibilmente la nostra qualità di vita professionale ed anche personale.

Allora, poniamoci qualche domanda su cui riflettere…

1. Perdi tempo sui problemi o ti concentri sulle soluzioni?
Uno dei modi “migliori” per usare male il proprio tempo a disposizione è quello di concentrarsi sul problema, di “piangere sul latte versato”…
Qualsiasi cosa sia accaduta, ormai appartiene al passato.
Comprendere COSA si è sbagliato è sicuramente utile per fare in modo che non accada più in futuro.
A questo punto possiamo fare solo una cosa utile: concentrarci sul come risolvere il problema.
E chissà che dedicando tempo alla soluzione, tutto questo non si trasformi in un’opportunità.

2. Stai facendo il miglior uso del tuo tempo?
Saltare da un’attività all’altra, essere “cintura nera” di multi-tasking e dare attenzione a tutti, di certo non aiuta.
Tanto meno è possibile lavorare sempre a compartimenti stagni e dedicarsi ad una sola attività per volta.
Programmare le attività della giornata ed avere la motivazione necessaria per svolgerle può sicuramente permetterti di usare al meglio le 24 ore che abbiamo a disposizione.

3. Come impiegheresti il tempo in una giornata di 48h?
Credo che anche se avessimo giornate da 48 ore sarebbero comunque piene di attività ed appuntamenti.
Infatti, non è il tempo che abbiamo a disposizione che fa la differenza, ma come lo gestiamo ed utilizziamo.

4. Sei campione mondiale di “procrastinazione applicata”?
La procrastinazione è uno dei più grandi “ladri di tempo” che esistano.
E diventa evidente quando ci accingiamo a cercare di svolgere tutte quelle attività a volte “poco piacevoli”, di cui si farebbe volentieri a meno di farle, come ad esempio una telefonata a quel tal cliente per risolvere quel tal problema…
Riprendere in mano un’attività più volte, ci obbliga a dedicare del tempo per concentrarci, per cercare di ricordarci a quale punto eravamo arrivati, ecc…
Quindi, nel limite del possibile, “affrontiamo” la situazione e risolviamola una volta per tutte.

5. Sei tu che gestisci il tempo oppure è il tempo che gestisce te?
Se stai leggendo questo articolo probabilmente la risposta è la seconda.
Per gestire il tempo, e qui non farci gestire dal tempo, occorre cambiare il nostro approccio e lavorare sul modo con cui affrontiamo gli impegni quotidiani.

Concludendo, di tecniche e strumenti per gestire il tempo ce ne sono un’infinità.
Occorre fare però attenzione perché creare “to do list”, usare la tecnica delle “3 liste”, usare la tecnica del “pomodoro”, dividere le attività nei “4 quadranti di Covey”, ecc. sono poco utili se li usiamo come strumenti fini a loro stessi.
Il vero lavoro da fare è quello di ripensare a quali sono le nostre reali priorità, a qual è quel 5/10% di attività che ci porta realmente al raggiungimento dei nostri obiettivi.
Occorre iniziare a ragionare per Importanza e non per Urgenza.

 

About Giuliano Ricupero

Società: Jointhebiz  -  Aree di competenza: Web & Social Media strategies, Web tools, Project Management -  Interessi: Business Networking, Formazione, Crescita Personale, Sociale

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