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Gestire la posta elettronica richiede un’enorme quantità di tempo. Non solo per eliminare le mail di SPAM ma anche per leggere, rispondere, classificare, archiviare, … le mail di colleghi, dipendenti, clienti, fornitori, amici, …
Secondo uno studio “l’impiegato medio spende il 40% della settimana di lavoro per gestire i messaggi di posta elettronica che non aggiungono valore al business.” …il 40% del tempo!!!
Ecco cinque modi relativamente facili ed indolore per “domare” la gestione delle e-mail… in modo da poter ottenere un pò di tempo per lavorare veramente :-)
1. Utilizza “filtri” e “regole” dei client di posta elettronica
Cominciamo con le basi. Ogni client di posta elettronica è dotato di funzionalità che, se usate correttamente, possono alleggerire la gestione della posta elettronica.
In Outlook ed in Gmail, ad esempio, è possibile applicare le “regole” alle e-mail in arrivo per smistarle in cartelle predefinite, per dare una priorità in base al mittente, eliminare direttamente quelle che contengono determinate parole nell’oggetto, ecc.
Utilizzare una piccola quantità di tempo per la messa a punto del client di posta elettronica, può farvi risparmiare un sacco di tempo dopo.
2. Saperne di più su chi ti manda una mail
Per capire l’importanza di una mail in arrivo e quindi darle maggiore priorità, si possono utilizzare dei programmi che vanno in giro per il web a cercare informazioni sul mittente della mail.
Le applicazioni che fanno questo variano a seconda del client di posta elettronica.
Ad esempio, se utilizzi Gmail puoi utilizzare un’applicazione come “Rapportive” mentre se utilizzi Outlook puoi utilizzare applicazioni come LinkedIn per Outlook. Una parola di avvertimento: cerca di essere molto selettivo nella personalizzazione di Outlook perché il programma di base non è poi così funzionale per cominciare.
3. Usa il tuo smartphone come un filtro
La maggior parte delle persone collegano il proprio smartphone al proprio account di posta elettronica e finiscono per leggere le mail in entrata due volte. Così, invece di risparmiare tempo per la gestione delle mail, lo moltiplichiamo…
Un approccio più sano è quello di utilizzare un’applicazione come “AwayFind”. Questa applicazione “filtra” i tuoi messaggi di posta elettronica in arrivo e quando si riceve una mail da una persona importante, invia un messaggio sul telefonino.
4. Aggiorna automaticamente i tuoi contatti
Un altro “killer del tempo” è la gestione dei contatti che ci inviano le e-mail: clienti, fornitori, collaboratori, …. E’ fin troppo facile da perdere due o tre minuti tagliando e incollando informazioni (nomi, cognomi, società, telefono, …) nella tua rubrica contatti.
L’utilizzo di smartphone evoluti, client di posta elettronica moderni, ecc. ti possono far risparmiare un sacco di tempo dato che sono in grado di “pescare” in automatico queste informazione e salvarle nella tua rubrica.
5. Esternalizza la gestione delle e-mail
Infine, un ottimo sistema per “domare” la gestione della e-mail è quello di lasciare che qualcun altro lo faccia per te! Questo ti permetterà di concentrarti al 100% sulla tua attività.
Se non disponi di una “persona fisica” a cui puoi delegare questo compito di smistamento, puoi “consegnare” la gestione della posta elettronica ad un programma di omnibus, come “Sanebox”, che aggiunge alcuni strati di intelligenza in cima alle funzionalità di qualsiasi sistema di posta elettronica che si sta utilizzando.
Indipendentemente da quale approccio finirai per utilizzare, pensa seriamente di impiegare una mezza giornata per la creazione di un ambiente che renda la tua gestione delle email meno onerosa.
Buon lavoro!
Articolo liberamente tratto, adattato e tradotto da http://www.inc.com/geoffrey-james/5-ways-to-tame-your-email-beast.html
Per approfondire sulla gestione efficace del tempo, puoi leggere:
Grazie Giuliano,
davvero interessante, ed io sono il caso tipico della “domatrice impazzita” di mail! Non conoscevo l’applicazione “AwayFind” che provo sicuramente e nemmeno il programma Sanebox, anche questo nell’elenco priorità!
Grazie, ora corro a …leggere le mail;-)
nadia