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5 MODI PER NON PERDERE IL LA TESTA PRIMA DI UN EVENTO

5 modi per non perdere la testa prima di un Evento

Ok, mancano poche ore alla fatidica ora X: hai lavorato per giorni, forse mesi all’organizzazione dell’evento aziendale dell’anno e tutti si aspettano grandi cose.

Puntualità, precisione, coordinamento, gestione degli imprevisti….. o mamma, ma veramente occorre fare attenzione a tutte queste cose?? All’improvviso, ti assale un’agitazione senza controllo e, in realtà, senza motivo, perché sai di aver fatto un buon lavoro, vuoi che tutto vada per il meglio e gli altri siano contenti del tuo operato.

Nonostante la tua consapevolezza, l’agitazione sale…. Ti senti peggio che all’esame di maturità!! Avendo organizzato diversi eventi ed essendoci passata varie volte (dall’agitazione pre-evento, non dall’esame di maturità..), ecco 5 consigli che possono aiutarti a gestire l’ansia da prestazione in queste situazioni:

  1. Sii consapevole di non essere perfetto. L’ho messo apposta come primo punto, proprio perché questo è il mantra che devi ripeterti mentalmente quando il panico ti assale. Essere imperfetti non significa essere giustificati nel fare le cose in modo approssimativo, bensì sapere che, per quanto tu possa aver lavorato bene, potrebbe esserti comunque sfuggito qualcosa o le cose potrebbero accadere diversamente da come le avevi previste. Non hai la palla di cristallo (e se ce l’hai, per favore dimmi dove posso comprarla!), né la perfezione fa parte della natura umana, per cui stai sereno e concentrati solo a fare del tuo meglio.
  1. Respira. Hai mai notato che, quando siamo agitati, tratteniamo il fiato e i muscoli si contraggono fin quasi a farci diventare paonazzi? Facci caso: sotto stress, ci dimentichiamo di respirare. Lo insegnano anche ai corsi di recitazione e public speaking, per allentare la tensione ed avere una voce più chiara e potente. Per cui, apri bene le narici, riempi per bene i polmoni ed espirate dalla bocca per 3-4 volte. Vedrai che tutto comincerà a rallentare e la tua visione mentale diventerà più chiara.
  1. Prepara una check-list. Durante la fase organizzativa dei giorni precedenti, metti giù una lista in cui scrivere tutto quello che ti viene in mente e che dev’essere preparato per il gran giorno: dalla pinzatrice per la lista degli invitati, fino ai palloncini a forma di cuore, al tavolo dei cioccolati e sigari. Suddividi la lista per aree tematiche (materiali, catering, location ecc.) e ricordati che scrivere di più, anche quello che ti sembra una sciocchezza, è sempre meglio che scrivere di meno.
  1. Prepara una scaletta tecnica. Una settimana prima dell’evento, prepara una tabella, in cui inserire da un lato la successione di ore della giornata di evento, dall’altro i fornitori e servizi coinvolti. In corrispondenza di ogni ora, segna cosa dovrà fare ciascun fornitore in quel preciso orario. Avrai tutto sotto controllo in un unico file.
  1. Condividi la timeline con i collaboratori. Non è solo importante che tu sappia a che ora si deve aprire il buffet dei dolci, devono saperlo anche i fornitori coinvolti. Se l’arrivo degli ospiti è previsto a un orario preciso, dovrai condividere l’informazione con tutti gli attori coinvolti. Dovrai anche specificare entro che ora vuoi che tutto sia pronto: a volte i fornitori confondono l’inizio dell’evento con l’orario in cui devono aver finito i preparativi, mentre sono due cose ben distinte e spesso va specificato (non tutti hanno l’accortezza di pensarci..)

Bene, spero di averti dato degli spunti utili e anti-stress! Ricorda infine di goderti il successo del tuo evento…te lo sei meritato!

About Isabel Colombo

Aree di Competenza: Organizzazione e Servizi per Eventi Aziendali Interessi: Psicologia, pilates, musica

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