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7 consigli per essere più produttivo ed evitare le distrazioni

7 consigli per essere più produttivo ed evitare le distrazioni

Si parla sempre spesso di produttività, alcune volte elevando la produttività quasi a mito moderno, altre volte denigrandola in maniera assoluta. Cercando di tenere una visione poco schierata, rimane il tema fondamentale della nostra capacità, come professionisti ed imprenditori, di fare le cose importanti che servono alla nostra attività professionale o imprenditoriale, senza farci distrarre dalle mille notifiche e messaggi di ogni tipo, ma facendo in modo che le mille idee si trasformino davvero in progetti realizzati.

Senza creare falsi miti, vero è che esistono persone che hanno una marcia in più, cioè hanno la capacità di realizzare e fare più cose nella stessa quantità di tempo, e quindi la domanda è legittima: come fanno a rendere più produttivo il loro tempo? E per produttivo intendo la capacità di raggiungere i loro obiettivi, obiettivi non solo di fatturato, ma magari anche in termini, di qualità del lavoro.

Spesso non si tratta neanche della quantità di ore lavorate, certo dove non arriva la qualità si può compensare con la quantità, ma nel lungo termine un modello che prevede un utilizzo esagerato di ore di lavoro è poco sostenibile per la nostra vita personale e, forse, anche per la nostra salute.

Chi fa un uso pessimo del tempo che gli è stato messo a disposizione spesso è tra coloro che si lamentano di avere poco tempo (Jean de la Bruyere)

Quindi l’obiettivo è quello di rendere più produttive le ore dedicate al lavoro, senza estendere il numero di ore. Inoltre occorre fare in modo che questi consigli siano semplici da applicare.

  1. Chiarisciti prima di tutto su cosa è davvero importante per la tua attività

Ogni strumento o strategia di gestione del tempo diventa inefficace se si vive nella confusione, confusione di quale sia la propria direzione professionale, e di quelle poche cose che sono davvero importanti per il proprio successo. Sottolineo successo, non solo in termini economici o commerciali, ma anche di qualità lavorativa;

  1. Fai il lavoro una volta sola

Uno degli enormi sprechi è quello di continuamente aprire e chiudere le pratiche o le attività, senza finalizzarle. Se stai facendo un lavoro, o una parte di un progetto più grande, finisci il lavoro prima di aprirne un altro. Aprire continuamente pratiche o lavori, non è da supereroe del multi-tasking ma è altamente inefficiente, in quanto spesso occorre tornare sulla stessa attività più volte con un enorme spreco di tempo. Soprattutto quando si parla di micro attività, come rispondere ad una email, se si è iniziata l’attività, conviene finirla ed evitare di tornarci: o si elimina, o si termina o si delega;

  1. Svolgi anche le attività odiose

Ci sono delle attività che non amiamo fare, o addirittura odiamo fare ma per mille motivi sono importanti per la nostra attività. Sono le attività che magicamente troviamo il modo di rimandare, salvo poi pagarne le conseguenze. Metti in agenda, bloccando quelle ore sul tuo calendario, queste attività, e non concederti delle eccezioni, altrimenti vedrai che un motivo per rimandarle lo troverai sempre;

  1. Esci dalla logica delle urgenze

Una assenza di pianificazione e chiarezza, sfocia sempre nella logica delle urgenze, cioè da quei momenti in cui si ha il tempo di svolgere solo attività che vanno completate entro oggi. Lo so, molti leggendo questa affermazione, diranno che è impossibile vivere in un mondo senza urgenze. In realtà le urgenze, o qualcuno che ci vuole imporre le sue urgenze, esisterà sempre, e entro certi limiti questo fenomeno è ineliminabile. Però se tutte le ore di lavoro sono svolte in questa area, molto difficilmente ci sarà spazio per realizzare e cose importanti che servono al raggiungimento degli obiettivi importanti e fondamentali della mia attività. Ad esempio, se tutta la mia giornata è dedicata al commercialista, alla banca, ai fornitori, ecc. e non trovo più il tempo per ascoltare e comprendere i clienti, difficilmente l’attività avrà un futuro roseo J Come fare? Chiedendosi cosa poter eliminare o delegare, ritagliando spazi in cui dedicarsi alle sole cose importanti;

Le cose davvero importanti sono raramente urgenti e le cose urgenti sono raramente davvero importanti. Le cose poco importanti diventano urgenti per la mancanza di pianificazione (Dwight D. Eisenhower)

  1. Dire di NO

Dire di NO è una delle cose più potente che è possibile sperimentare nelle nostre vite professionali e non solo. E’ un muscolo che va esercitato, talvolta perdiamo l’abitudine a dire NO per una falsa credenza in termini di educazione ma che poi, come conseguenza, alimenta stress. Tendiamo a dire di sì al collega o collaboratore che cerca aiuto per scaricare una sua responsabilità, salvo poi trovarci coinvolti in attività che rubano il tempo alle nostre attività importanti. Oppure diciamo dei sì ai clienti, pur conoscendo le conseguenze in termini di tempo, anche se quelle attività non erano quotate o incluse nella nostra offerta, ma non sempre questa disponibilità paga;

  1. Mail e Social a piccole dosi

Mail e Social Network, nel corso del tempo sono diventate la principale fonte di distrazione, soprattutto per chi maneggia tutto il giorno computer o smartphone e rischiano di essere una continua interruzione alle nostre attività, invece di essere un valido alleato alla nostra produttività. Un consiglio potrebbe essere quello di mettere delle notifiche particolari per quei fornitori, clienti o contatti strategici, e lasciare il resto delle mail o notifiche silenziate, e controllare la posta due o tre volte al giorno. Alcuni impostano una risposta automatica che avverte che la mail è stata presa in carico e la risposta arriverà entro tot ore. Ciò che va assolutamente evitato sono le continue interruzioni ad ogni ding dello smartphone, cosa che ormai è ampiamente dimostrata essere tragica ai fini della produttività personale;

  1. Evitare il Multitasking

Recenti studi hanno dimostrato che il multitasking non aumenta la produttività, come inizialmente si era pensato, tanto da ergerlo a paladino dell’efficienza personale, ma anzi uccide la produttività facendo disperdere le energie in una serie infinita di attività, in un passaggio continuo di lavori, mai terminati. Si è invece rivalutato il vecchio mono-tasking, o se preferite, fare bene una cosa alla volta.

Non si possono gestire troppe cose insieme: come le zucche nell’acqua una sale a galla mentre tu stai cercando di tenere sott’acqua l’altra (Proverbio cinese)

Quali altri consigli o esperienze personali vuoi aggiungere?

About Alberto Baruffaldi

Società: fd research group srl  -  Aree di competenza: Controllo di Gestione, Finanza Aziendale e Business Development  -   Interessi: Coaching, No Profit, Business Networking e nuove tecnologie.

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