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Come creare un evento di successo

Molte persone pensano che organizzare un evento di successo sia un’operazione complessa e, in parte, hanno proprio ragione!

Di per sé organizzare un evento, qualunque esso sia, non è poi così difficile. Basta essere un minimo organizzati, flessibili, curiosi e il gioco “sarebbe” fatto!

Uso il condizionale perché, per fortuna, non basta più essere solo abili organizzatori.

Per un evento di successo si deve essere esperti (o almeno aspiranti) strateghi.

Già, so che sembrerà strano ma solo chi pianifica con attenzione e agisce con strategia avrà un’elevatissima probabilità di riuscire nel proprio intento.

Ma vediamo insieme come muovere i primi passi nel mondo dell’organizzazione degli eventi.

Per schematicità divido sempre ogni meeting in tre fasi: (consiglio di creare 3 cartelle sul vs desktop o tre cartelline cartacee dove inserire i vari documenti e file, così da avere tutto sempre sotto controllo)

  1. Pre-Evento
  2. Evento
  3. Post-Evento

Questo mi consente sempre di avere maggiore ordine (parola chiave in questo mondo!) e mi permette di concentrarmi solo su una fase specifica del progetto, senza disperdere energie preziose.

Cominciamo ad approfondire la prima fase: Pre- Evento.

Le doti “necessarie” per lo sviluppo e lo svolgimento di questa prima fase sono:

volontà, flessibilità e determinazione.

Il primo passo da fare, e che nessuno fa quasi mai, è un corposo briefing iniziale in cui sarà necessario per prima cosa dare un NOME a questa nuova idea. Capiamo da dove arriva, come poterla inserire in un contesto reale e soprattutto raccontiamo la SUA storia, con tanti tanti dettagli vividi e precisi. Consiglio sempre di esagerare! Tanto siamo ancora al concepimento, se non ci piace non attueremo nulla…insomma non abbiamo niente da perdere!

Avete sognato in grande? Se la risposta è si allora potete passare al secondo passo della prima fase: definire gli obiettivi. Cosa voglio ottenere? (attenzione dei media, passaparola, interviste, vendere un prodotto…) Cosa voglio dire? Qual è il messaggio che deve arrivare? Che impatto sociale deve avere il mio evento? Scrivete scrivete scrivete! Vi accorgerete che all’inizio sarà dura ma poi le idee scritte nero su bianco saranno molte di più di quello che immaginavate!

Passo tre: il target. Per molto tempo ho pensato che il target dovesse essere il primo passo da compiere. Invece mi sono resa conto che solo dopo aver descritto nel dettaglio l’evento e avere definito bene gli obiettivi potevo dire con certezza quale era il target a cui volevo rivolgermi.

Domandarsi senza esitazione: Chi saranno le persone che voglio partecipino al mio evento? Giovani, anziani, pensionati, manager, liberi professionisti, artisti, ricercatori? Questo permette che tutto diventi sempre più nitido e che le azioni da compiere siano sempre più chiare.

Passo quattro: la promozione. È forse la cosa più importante per la riuscita di un evento. Se non avete personale all’interno che sia specializzato nella promozione degli eventi, affidatevi a persone esperte! Il 50% del successo del tuo evento dipende da quanto è stato promosso!

Quinto e ultimo passo. Bene questa è la prova del nove! Serve un’analisi SWOT. Dobbiamo scrivere i nostri punti di debolezza e i nostri punti di forza, il nostro budget, i ricavi, i mezzi che abbiamo a disposizione e quelli che ci servono e, non per ultimo, domandatevi: in cosa sarà unico il mio evento?:-)

Solo in questa fase possiamo cominciare a vedere il nostro evento prendere forma, possiamo togliere le cose che sono in più e aggiungere quelle che sono in meno, e dare un equilibrio al tutto. Perché da qui…si parte con il lavoro duro!

Il mio consiglio prima della seconda lezione (Evento) è quello di non passare al passo due se non sei convinto del passo uno e così via fino all’ultimo passo. Il cammino è lungo e i passi iniziali sono quelli decisivi.

To be continued…

 

Libri consigliati

Eventi e Convegni – Mauro Pecchenino

C’era una volta la Convention – Pavanini, Morga, Notarnicola

About Alessia Santucci

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