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Nell’articolo precedente: “Come gestire efficacemente il poco tempo che hai? 1a puntata” abbiamo parlato di come suddividere le attività da svolgere in 3 liste separate:
- Attività
- Cassaforte
- Dream Catcher
In questo articolo vediamo come suddividere le attività (inserite nella prima lista) in base all’URGENZA e all‘IMPORTANZA
Una delle tecniche più conosciute è sicuramente quella dei “4 quadranti”, di Stephen R. Covey.
E’ una tecnica molto semplice e per questo molto efficace.
- Prendete un foglio di carta e dividetelo in 4 quadranti;
Si può fare anche con un documento di Word o similare
1 Urgente Importante | 2 Non Urgente Importante |
| 3 Urgente Non Importante | 4 Non urgente Non importante |
- Inserite nel quadrante corretto, tutte le attività da fare nella giornata.
Per attività urgenti si intendono le attività che richiedono la nostra attenzione immediata.
Per attività importanti si intendono le attività che ci conducono alla realizzazione dei nostri obiettivi.
Un esempio:- 1 – Attività Urgenti ed Importanti: problemi bloccanti, preventivi, telefonate a clienti, …
- 2 – Attività Non urgenti ma Importanti: pianificazione lavori, formazione, …
- 3 – Attività Urgenti ma Non importanti: riunioni “perditempo”, telefonate “perditempo”…
- 4 – Attività Non urgenti e Non importanti: navigare su Internet, curiosare su Facebook, …
- Iniziate a svolgere le attività del quadrante 1 (Urgenti ed Importanti)
Suggerimento: Una volta completate, invece di cancellarle, tirate su una riga. Questo, a fine giornata, vi darà modo di vedere in maniera visiva il lavoro fatto; - Solo dopo aver completato le attività del 1° quadrante, potrete passare al 2° quadrante (Non urgenti ma importanti);
- Solo dopo aver completato le attività del 2° quadrante, potrete passare al 3° quadrante (Urgenti ma non importanti);
- E così fino ad arrivare al completamento delle attività anche del 4° quadrante (a cui probabilmente non arriverete mai…)
Dando la corretta priorità ad ogni attività, potrete aumentare la vostra produttività in maniera esponenziale.
Infatti, mettendo in coda le attività superflue, potrete ottimizzare al massimo il vostro tempo a disposizione, dedicandolo alle attività che portano fatturato.
Vi accorgerete che farete molte più cose in meno tempo e, a fine giornata, sarete molto più soddisfatti.
In un prossimo articolo parleremo di uno strumento molto utile per ottimizzare ancor di più la focalizzazione su ogni attività che state svolgendo.
E adesso… al lavoro!
Libri per approfondire
Le sette regole per avere successo – Stephen Covey
Condividete la vostra esperienza con le altre persone che hanno letto questo articolo.
Avete suddiviso le attività?
Di quanto è migliorata la vostra produttività?
Arrivate a fine giornata soddisfatti delle attività svolte?
Per approfondire sulla gestione efficace del tempo, puoi leggere:
- 7 consigli per essere più produttivo ed evitare le distrazioni
- Come gestire le e-mail in maniera efficiente
- 5+1 riflessioni per una Gestione sostenibile del Tempo
- Come guadagnare tempo gestendo bene le priorità
Grazie Giualiano, conoscevo già la tecnica dei 4 quadranti MA un conto è conoscerla,un conto è rendersi conto, quando si leggono articoli precisi come questo, che c’è sempre da imparare e che quella “corretta priorità” che giustamente riporti in neretto è uno dei punti chiavi della questione….
Priorità, produttività, ottimizzazione e soddisfazione…termini che mi terrò bene a mente, legati tra loro!
Grazie ancora.
nadia
Ciao Giuliano, anche io come Nadia conoscevo già la tecnica dei 4 quadranti ed ho altresì letto il libro di Covey, che reputo essere addirittura illuminante.
Passando da impiegato a imprenditore mi sono ritrovato a dover ristrutturare profondamente la mia lista in quanto gli impegni sono aumentati a dismisura e mi sono perso nei meandri di ciò che è realmente prioritario e ciò che non lo è!
Il tuo articolo mi ha ridato un po’ di chiarezza, bene!