La gestione della posta elettronica e delle e-mail: Come farla in modo efficiente

La gestione della posta elettronica e delle e-mail è classificata oggi tra i maggiori killer della produttività. Quindi come possiamo farla in modo efficiente? E’ davvero possibile?

Se sei un professionista o un imprenditore, sei certamente invaso, tutti i santi giorni, da una valanga di mail.

Mail da parte di clienti, di fornitori, di partner, di colleghi o collaboratori, cui si sommano newsletter, mail pubblicitarie, senza considerare lo spam,…

Ti torna?

Il punto è che tutte queste comunicazioni, se mal gestite o gestite in modo inefficace, rischiano di farci perdere il focus su attività che sono nettamente più importanti.

Per evitare quindi di perdere una quantità industriale di tempo, annaspando tra le “urgenze” (o presunte tali), che pensiamo di dover gestire per forza ed immediatamente, possiamo seguire pochi e semplici accorgimenti.

Prima però di vedere insieme come gestire la posta elettronica e le e-mail in modo efficiente, è necessaria un’importante premessa…

Devi (iniziare a) ragionare per importanza e non più per urgenza

Durante il mio corso dedicato alla gestione sostenibile del tempo, faccio eseguire diverse attività esperienziali ai professionisti ed agli imprenditori che partecipano, affinchè possano comprendere come agire concretamente su questo tema.

Questo perchè, la gestione della posta elettronica e delle e-mail, è solo una delle componenti di una corretta gestione efficiente del tempo e, come tale, va inserita all’interno dell’identificazione di quelle che sono (o che non sono) le attività prioritarie che dobbiamo svolgere per conseguire nel miglior modo possibile i nostri obiettivi.

Ci sei?

Chiarito questo aspetto, vediamo insieme…

Gestione Mail: Come fare la gestione della posta elettronica e delle e-mail in modo efficiente

1. Devi aprire il tuo gestore di posta poche volte al giorno e per un tempo massimo di 30 minuti

Questo è il passaggio che richiede più coraggio!

Vedi, controllare la casella e-mail ogni 5 minuti o costantemente, anche solo dando uno sguardo veloce, ci defocalizza dalle attività che stiamo facendo in quel determinato momento.

Inoltre, per alcuni, occorrono diversi minuti prima di riuscire a ritornare allo stesso livello di concentrazione che avevamo prima di quella “sbirciatina”.

L’ideale è quindi, leggere le e-mail poche volte al giorno.

Pensaci bene, cosa potrebbe accadere se tu, ad esempio, gestissi la posta solo al mattino prima di iniziare l’attività lavorativa, prima di pranzo e poi nel tardo pomeriggio?

Ripeto, pensaci bene, cosa credi che accadrebbe?

2. Devi dotarti di un metodo efficace di gestione della posta elettronica e delle e-mail

Quando apri il tuo programma per la gestione della posta elettronica, ti ritrovi con una serie di e-mail da leggere nella “posta in arrivo”, giusto?

Bene, la prima operazione da fare è eliminare tutte quelle di spam, pubblicitarie, ecc.

Dopodichè, inizia ad aprire una e-mail per volta e decidi immediatamente cosa farne ma hai solo 4 possibilità:

• puoi eliminarla in quanto non è di tuo interesse
• puoi archiviarla in quanto non è richiesta nessuna tua azione ma vuoi comunque conservarla;
• puoi tenerla in evidenza per gestirla con la calma che merita ma in un secondo momento;
• puoi gestirla subito, cioè rispondere.

Per adottare questo metodo per gestire la posta elettronica e le e-mail in modo efficiente, puoi avere solo 2 cartelle oltre alla “Posta in arrivo”, cioè il contenitore dove ricevi le e-mail:

• importanti
• da leggere

Ovviamente, oltre a queste tre, avrai certamente una cartella “archivio” che probabilmente è già suddivisa in varie sotto-cartelle (progetti, clienti, etc…)

Come dicevamo, hai iniziato a leggere le tue e-mail è dovrai decidere se rispondere immediatamente, se spostare nella cartella importanti (rilevanti e prioritarie) o semplicemente nella cartella da leggere (mi interessano ma nessuna urgenza o importanza)

In base a cosa decidi se rispondere subito, piuttosto che spostare nelle “importanti” e nelle “da leggere”? 

Usa la “Regola dei 2 minuti”

In sostanza, ogni volta che apri una e-mail, se puoi gestirla in meno di 2 minuti, fallo immediatamente.

Se invece è evidente che non puoi gestirla in meno di 2 minuti, allora decidi se spostarla nelle “importanti” o nelle “da leggere”.

Una volta che hai completato la lettura di tutte le e-mail della “Posta in arrivo”, adottando questo semplice metodo, ti ritroverai con la sezione della “Posta in arrivo”… vuota!

Quando questo accade, passa alla gestione delle e-mail che hai precedentemente spostato nella cartella “importanti” e gestiscile sempre una dopo l’altra.

Terminate le “importanti”, se hai ancora tempo (ricorda che il tempo massimo è 30 minuti per ogni sessione di gestione della posta elettronica e delle e-mail) adotterai lo stesso criterio per le “da leggere”.

Se una delle mail, richiede un lavoro specifico da sviluppare o delle verifiche da fare, gli dedicherai del tempo ma lo farai al di fuori del tempo dedicato alla gestione della posta perchè, all’interno dei 30 minuti, il tuo obiettivo è “gestire e chiudere” più mail possibili.

Darsi un tempo limitato per ogni sessione per il controllo e la gestione delle e-mail ci da modo di concentrarci al massimo e di gestire tutto quello che ci siamo ripromessi di fare entro quel limite.

In sintesi, per rendere ancor più chiaro tutto il processo, riepiloghiamo la sequenza:

• Inizia ognuna delle poche sessioni di gestione della posta elettronica e delle e-mail sapendo che hai al massimo 30 minuti
• Elimina subito le e-mail che non ti interessano (pubblicità, spam, …)
• Apri, una dopo l’altra, ogni e-mail arrivata nella casella “Posta in arrivo” e decidi immediatamente cosa farne:
  • Eliminarla
  • Archiviarla
  • Rispondere immediatamente (se questo richiede meno di 2 minuti)
  • Spostarla nella cartella “Importanti” o “da leggere” (se la gestione/risposta richiede più di 2 minuti)
• Finito di smistare le e-mail presenti nella “Posta in arrivo”, inizia a gestire i messaggi che hai inserito nella cartella “Importanti”
• Dopodichè, termina la sessione, gestendo quelle presenti (se hai ancora tempo) nella cartella “da leggere”

Finita la gestione delle mail o i 30 minuti che hai a disposizione, chiudi il programma di posta elettronica e non riaprirlo sino alla successiva sessione che hai programmato.

Certo, se devi inviare una mail durante la giornata perchè è la conclusione di un’attiva puoi ovviamente farlo. Puoi quindi aprire il programma di posta elettronica ma… non puoi guardare ne gestire la posta in arrivo!

Gestione e-mail e posta elettronica: Fai bene attenzione a quale sia effettivamente il problema

Credimi, al momento può sembrarti “impossibile” che tutto sia gestibile come sopra dettagliato ma non solo è possibile, è anche facile riuscirci.

Esiste un solo motivo per il quale quanto sopra potrebbe non essere da te attuato…

… se stai usando il gestore di posta elettronica e delle e-mail come tuo gestore delle attività. Se così è… stai commettendo un gravissimo errore!

Peraltro, uno degli errori che commettono la maggior parte dei professionisti e degli imprenditori.

Se stai gestendo la tua attività e ciò che devi fare operativamente, usando, impropriamente, il gestore della posta elettronica e delle e-mail… sei davvero nei guai, perchè vuol dire che non programmi, non lavori per priorità ma più probabilmente per urgenza.

Se sei in questa situazione, il tuo problema non è come gestire la posta elettronica e le e-mail in modo efficiente… il tuo problema è come Gestire il Tempo in modo sostenibile ed efficiente. Se così è, poco male, esiste la soluzione.

Leggi gli altri post della sezione time management di questo blog, oppure, risolvi definitivamente il problema partecipando al corso in Aula oppure alla versione del  corso online live.

Fabrizio Diluca