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Come gestire le e-mail in maniera efficiente

Come gestire le e-mail in maniera efficiente

La “gestione delle e-mail” è classificata tra i maggiori killer della produttività lavorativa. Siamo quotidianamente “invasi” da mail di richieste di clienti, fornitori, colleghi, mail pubblicitarie, di spam, ecc… che rischiano di farci perdere il focus su quelle attività, realmente importanti, per il raggiungimento dei nostri obiettivi.

Per evitare di perdere una quantità industriale di tempo, annaspando tra tutte le “urgenze”, o presunte tali, che pensiamo di dover gestire per forza ed immediatamente, possiamo seguire pochi e semplici accorgimenti.

Vediamoli insieme:

–  Iniziare a ragionare per importanza e non più per urgenza

Durante il corso dedicato proprio al tema della gestione del tempo, facciamo diverse attività esperienziali al fine di far comprendere come risolvere concretamente questo aspetto. Comunque, la regola base per una corretta gestione del proprio tempo è quella di identificare e svolgere, in maniera prioritaria, tutte quelle attività utili al raggiungimento degli obiettivi.

–  Leggere la mail solo 3/4 volte al giorno

Questo è il passaggio che richiede più “coraggio” 🙂
Controllare la casella e-mail ogni 10 minuti, anche solo per dare uno sguardo veloce, ci defocalizza dalle attività che stiamo facendo in quel determinato momento. Inoltre, occorrono diversi minuti prima di riuscire a ritornare allo stesso livello di concentrazione che avevamo al momento della “sbirciata”. Quindi, l’ideale sarebbe leggere le e-mail solo 3/4 volte al giorno:

–          La mattina prima di iniziare il lavoro (facoltativo)
Se vogliamo essere ancor più produttivi, meglio non leggere le e-mail come prima cosa ogni mattina. Rischieremmo di spendere tempo prezioso in cui siamo freschi e riposati per gestire un’attività non determinante al raggiungimento dei nostri obiettivi.

–          In tarda mattinata verso le 11.30

–          Nel primo pomeriggio verso le 15.30

–          Prima di uscire dal lavoro

–  Smistare le e-mail in 3+1 cartelle

Aperto il programma di posta elettronica, ci ritroveremo con una serie di e-mail da leggere.
Dopo aver eliminato tutte quelle di spam, pubblicitarie, ecc. aprire una e-mail per volta e decidere immediatamente cosa farne.

Sono possibili solo 4 azioni:

–          Eliminarla in quanto non di nostro interesse;

–          Archiviarla in quanto non è richiesta nessuna azione da parte nostra ma vogliamo comunque conservarla;

–          Lasciarla in evidenza per gestirla in un secondo momento;

–          Rispondere.

Per questo motivo, il mio consiglio è quello di crearsi solo queste 3 cartelle o etichette:

–          Da rispondere: dove inserire tutte quelle e-mail che richiedono un’azione da parte nostra e a cui dovremo rispondere;

–          Da leggere: dove “parcheggiare” tutte quelle mail a cui non è necessario dedicare attenzione immediata e a cui dedicheremo attenzione in un secondo momento;

–          Archiviate: dove inseriremo tutte quelle e-mail che non hanno più necessità di essere lette o gestite da parte nostra.
Questa cartella può essere generica oppure suddivisa per progetto, per cliente, ecc.
Create tutte quelle che ritenete necessarie per una vostra suddivisione logica.

–  Usare la “Regola dei 2 minuti”

Per tutte quelle e-mail che richiedono un’azione da parte nostra, può essere utile utilizzare la “Regola dei 2 minuti”. In sostanza, ogni volta che apriamo una e-mail che richiede una nostra azione, se possiamo farla entro 2 minuti, facciamola immediatamente e poi archiviamo la mail. Ci impiegheremmo molto più tempo a spostarla nella cartella “Da rispondere” o “Da leggere”, riprenderla in un secondo momento, capire cosa fare, ecc. Se l’azione richiesta richiede meno di 2 minuti, smarchiamola immediatamente e non pensiamoci più.

–  Gestire le e-mail inserite nella cartella “Da rispondere”

Una volta smistate le e-mail, iniziare a rispondere partendo da quelle classificate come “importanti per il raggiungimento dei nostri obiettivi”-
Se l’attività richiesta, richiede un lavoro specifico, dedicatevi del tempo durante la giornata.
All’interno dei 30 minuti, cercate di chiudere più mail possibili (sempre con un occhio alla qualità delle risposte, ovviamente)

–  Darsi un tempo limitato per il controllo e la gestione delle e-mail (max 30 minuti)

Per leggere, gestire, smistare, rispondere alle e-mail arrivate è meglio darsi un tempo limite finito il quale  chiudere il programma di posta elettronica ed iniziare a lavorare su altre attività.

Darsi un tempo limite, come spiegato molto bene dalla “Legge di Parkinson”, ci da modo di focalizzarci e gestire tutto quello che ci siamo ripromessi di fare entro quel limite.

In sintesi, per rendere ancor più chiaro tutto il processo, ecco la sequenza riassunta:

–          Impostate un timer di massimo 30 minuti

–          Aprire il programma di posta elettronica

–          Eliminare subito le e-mail che non interessano (pubblicità, spam, …)

–          Aprire ogni e-mail arrivata nella casella “Posta in arrivo” e decidere immediatamente cosa farne:

o   Eliminarla

o   Archiviarla

o   Rispondere immediatamente (se questo richiede meno di 2 minuti)

o   Spostarla nella cartella “Da rispondere” (se la risposta richiede più di 2 minuti)

o   Spostarla nella cartella “Da leggere” (se non è così importante ma vogliamo tenerla in evidenza per leggerla più avanti)

–          Finito di smistare le e-mail, iniziamo a gestire i messaggi che abbiamo inserito nella cartella “Da rispondere” dando priorità sempre a quelle considerate importanti e che cioè ci permettono di raggiungere i nostri obiettivi professionali.

–          Finita la gestione delle mail o i 30 minuti che vi siete dati, CHIUDETE il programma di posta elettronica e non riapritelo.

Se dovete inviare una mail durante la giornata, aprite pure il programma di posta elettronica ma non cadete in tentazione di dare una “sbirciatina” a quelle in arrivo 😉

All’inizio vi sembrerà “impossibile” mettere in pratica questi accorgimenti ma, come sempre, il suggerimento è quello di provare per almeno 21 giorni e poi decidere se continuare o meno.

Giuliano Ricupero
@gricupero

About Giuliano Ricupero

Società: Jointhebiz  -  Aree di competenza: Web & Social Media strategies, Web tools, Project Management -  Interessi: Business Networking, Formazione, Crescita Personale, Sociale

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