Come scegliere la location di un evento aziendale

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La prima domanda che mi fanno quando mi chiedono di organizzare un evento è: “Hai qualche location da consigliarci?..  e spesso questa domanda viene fatta ancora prima di discutere di altri fattori fondamentali per comprendere quale potrebbe essere il posto più adatto allo scopo.

La prima domanda da farsi, infatti, dovrebbe essere un’altra: qual è l’obiettivo dell’evento? Cosa voglio offrire al mio pubblico?

Noto spesso che la location (così come tanti altri elementi) viene considerata come qualcosa di ‘acontestualizzato’, come se non c’entrasse nulla con tutto il resto o facesse, da sola, metà del successo di un evento. Quest’ultima affermazione può essere vera se lo scopo del mio evento è stupire gli ospiti con effetti speciali, eleganza o stravaganza; in questo caso, è ovvio che gran parte del lavoro lo fa il posto che mi ospita: se vengo accolto su uno yacht extra-lusso e super accessoriato, mi sento avvolto da un’aura di opulenza e ricchezza… che potrebbe essere l’obiettivo di chi ha organizzato l’incontro.

Nella maggior parte dei casi, però, gli obiettivi sono più pratici. Se per esempio lo scopo è evitare di perdere tempo e contenere i costi, pur in un contesto dignitoso, possiamo chiederci: qual è il mezzo di trasporto utilizzato dalla maggioranza dei partecipanti? In base alla risposta, possiamo cercare un hotel di media categoria nelle immediate vicinanze del punto di arrivo (es. di fianco alla stazione del treno, subito all’uscita dell’autostrada, vicino all’aeroporto.)

Lo scopo è invece quello di offrire un esperienza unica ed elegante, lontana dai classici schemi della meeting room alberghiera; la scelta allora potrebbe ricadere su una villa storica, un monastero, una vecchia stazione del treno in disuso o un loft recuperato.

Se vi capita di avere un pubblico molto numeroso, potrebbero servire invece spazi ampi ma non dispersivi; la soluzione potrebbe essere un cinema o un teatro, negli orari in cui non vengono utilizzati.

Questi sono solo alcuni esempi molto semplici di ciò che può influire in una primissima ricerca; andando più nello specifico, oltre quello che è l’effettivo scopo dell’evento in sé, ci sono altre domande da porsi:

– E’ FACILMENTE RAGGIUNGIBILE? Il che non vuol dire che –come potrebbe essere per l’esempio fatto in alto- la location debba per forza trovarsi a due passi dalla stazione o dall’uscita autostradale; l’importante è che sia ben collegata OPPURE che si pensi a un modo (una cartina con indicazioni precise, un servizio di transfer con minibus) per evitare di far impazzire i navigatori, con il rischio di far vagare i partecipanti per la steppa mentre il meeting è già cominciato…

– HA GLI SPAZI ADATTI? Quale disposizione userete per il meeting? A platea, a banchi di scuola, a ferro di cavallo.. quante persone devono stare nella stessa sala? Dove prevedete di fare il coffee break o il pranzo? Sarà in piedi o con sedute? Inutile cercare di pigiare 500 persone in un monastero che ne contiene 80, per quanto vi possano piacere gli affreschi alle pareti. Non è importante solo la capienza, ma anche la mobilità fra uno spazio e l’altro, cioè con quale agio ci si può spostare all’interno della struttura per il numero di persone presenti.

– DISPONE DELLE ATTREZZATURE CHE MI SERVONO? A volte si viene attratti dal prezzo più basso, senza pensare che magari quel prezzo si riferisce all’affitto dello spazio “nudo” e tutto il resto (tavoli, sedie, videoproiettori, microfoni ecc.) devono essere noleggiati a parte. Chiediamo sempre quali attrezzature sono già comprese nell’uso oppure pensiamo in anticipo come fare a portare tutto quello che ci occorre.

Questo è un primissimo assaggio di ciò che va tenuto in considerazione nella ricerca di una location; si può  andare ulteriormente avanti, man mano che la ricerca si fa più specifica e mirata.