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Delega bene, e goditi il successo!

Qual è la risorsa più preziosa? Alcuni pensano sia il denaro, personalmente ritengo sia il tempo, in quanto è una risorsa limitata e finita che non è possibile né guadagnare né acquistare. Tutti noi abbiamo a disposizione la stessa quantità di tempo, ma come mai alcune persone in questa quantità di tempo realizzano molto di più di altre?

Di sicuro non è possibile avere più tempo, allora possiamo sicuramente diventare più produttivi, lavorare di notte, rinunciare a stare con le persone più care, fare decine di cose contemporaneamente o simili strategie. Tuttavia alla lunga nessuna di queste strategia garantisce il successo come la delega. La delega funziona come un effetto leva che ci permette di fare e ottenere di più nella stessa quantità di tempo.

Delegare non è facile e spesso assistiamo a decine di casi di deleghe poco o per niente efficaci.

Vediamo allora quali sono i principi fondamentali per una delega efficace nel business.

  1. Focalizzati sulle attività ad alto valore – Quali attività ti portano maggiori risorse, fatturato, soldi? La famosa legge di Pareto sostiene che l’80% dei risultati lo otteniamo con il 20% delle attività, dei clienti, del lavoro. Se hai capito quali sono le attività che ti portano alto valore, di conseguenza hai capito quali delegare, risparmiando molto tempo da dedicare alle azioni che avranno il massimo risultato;
  2. Fai di persona quello che ti fa stare meglio, delega il resto – In altre parole fai in prima persona  ciò in cui riesci meglio e delega i compiti rimanenti. Di solito facciamo le attività che amiamo con entusiasmo e quindi con un’alta produttività naturale, non forzata. In tal caso usiamo più frequentemente parole come VOGLIO e non come DEVO. Tutto il tempo che dedichi alle attività DEVO di solito rappresenta un pessimo investimento del tuo tempo e delle tue energie;
  3. Delega alle persone competenti – Avendo capito quali attività delegare, ora rimane da capire a chi delegare. Se deleghi le attività a persone che non sono in grado di svolgerle, oltre ad avviare questa persona ad un fallimento, porterai te stesso alla delusione e alla frustrazione. Questa affermazione che sembra banale in effetti capita molto spesso nelle aziende, si delegano attività a persone non in grado di svolgerle, ad esempio, per carenza di formazione o istruzioni;
  4. Definisci i compiti in modo chiaro – Prima di tutto occorre chiarire gli obiettivi che si vogliono raggiungere quando l’attività delegata sarà completata. Lo so questa attività richiede tempo, ma è alla base del processo di delega. Oltre a spiegare chiaramente gli obiettivi, occorre anche accertarsi che la persona a cui delegare abbia capito bene l’obiettivo dell’attività delegata. Molto utile è spiegare anche il perché questa attività è importante ed il perché è importante che venga svolta con precisione e successo;
  5. Stabilisci una scadenza – Essere vago sulla scadenza equivale a non chiarire entro quando ci si aspetta il completamento dell’attività delegata. Senza la data di scadenza non ci sarà il senso di urgenza e molto probabilmente seguiranno una lunga serie di rinvii;
  6. Stabilisci come misurare il raggiungimento dell’obiettivo – Può non essere facile, ma con un po’ di allenamento è possibile stabile sempre come misurare i progressi fatti nello svolgimento dell’attività. Esempio, se deleghi le attività di recupero crediti puoi misurare il numero di telefonate fatte oppure l’importo dei crediti recuperati;
  7. Accordati sulle risorse a disposizione – Delegare efficacemente richiede anche assicurarsi che la persona abbia tutte le risorse necessarie per portare a termine il compito. Esempio: se stai delegando le attività per la spedizione dei prodotti venduti, chiarisci quale budget la persona ha a disposizione per i corrieri, quali altri materiali servono (es. materiale per imballaggio) e quali altri strumenti siano necessari. Questa fase va discussa e condivisa il più possibile con le persona a cui state delegando;
  8. Chiarisci le conseguenze – Quali conseguenze ci saranno per la persona che porta a termine efficacemente il compito delegato? E quali saranno nel caso il compito non verrà svolto? Hai chiarito e spiegato queste conseguenze alla persona delegata? Sono conseguenze che motivano la persona? In tale fase occorre valutare anche l’impatto emotivo, spesso il riconoscimento sociale del successo conta molto di più degli aspetti pratici. In tale fase è essenziale l’ascolto delle cose che la persona delegata ritiene importante per sé. Oltre a stabilire le conseguenze in caso di raggiungimento o di non raggiungimento, meglio stabilire anche le conseguenze del raggiungimento oltre la scadenza stabilita nel punto 5;
  9. Scrivi tutto – Scrivi quanto stabilito nelle fasi precedenti, inserisci tutto in un documento da condividere con la persona delegata e da firmare entrambe. A livello psicologico questo passo finale trasforma un semplice accordo in un vero e proprio impegno reciproco. La situazione ottimale poi è se il documento viene preparato dalla persona delegata, anche perché in tal modo si testa la reale comprensione di cosa e come si è delegato, meglio chiarire una incomprensione in questa fase preparatoria che successivamente;
  10. Verifica i risultati intermedi – Un grosso errore è delegare qualcosa e poi dimenticarsene del tutto. Delegare non significa fregarsene, ma occorre a tappe intermedie fare una verifica dei risultati raggiunti, degli eventuali ostacoli o difficoltà riscontrate, dei progressi fatti. Definisci queste tappe intermedie, se esiste un qualsiasi tipo di problematica meglio accorgersene ed intervenire prima possibile, prima che il problema diventi tale da far fallire l’intero processo;

Naturalmente tale processo è particolarmente adatto quando si delegano processi complessi e non singole attività operative, e ciò nasce dalla forte convinzione che l’unico modo efficace di delegare risieda nella delega delle responsabilità di un certo processo e non semplici e singole attività operative. In tal caso, infatti, vengono delegate attività operative senza chiarire di chi sia davvero la responsabilità finale del processo, per cui spesso tale delega di mere attività rischia di diventare controproducente ed inefficace.

Spesso quando affronto queste tematiche, una delle obiezioni che con maggiore frequenza mi sollevano i miei clienti è “ma i miei collaboratori non hanno le competenze per gestire la delega”, in tal caso spesso sorrido, talvolta ricordo l’importanza della formazione, e quasi sempre mi chiedo: “ma chi li ha assunti i tuoi collaboratori?”.

 

About Alberto Baruffaldi

Società: fd research group srl  -  Aree di competenza: Controllo di Gestione, Finanza Aziendale e Business Development  -   Interessi: Coaching, No Profit, Business Networking e nuove tecnologie.

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Un commento

  1. Caro Alberto, condivido assolutamente che saper delegare, oltre che ad essere un’arte, è un momento fondamentale per gestire al meglio il proprio tempo. E’ vero anche però che sono troppo spesso gli imprenditori stessi a non aver fiducia nella delega, creando un circolo vizioso che non permette a nessuno di crescere (azienda compresa). Ti lancio una provocazione: guarda qui http://www.inc.com/vanessa-merit-nornberg/entrepreneurs-do-it-all.html e dimmi cosa ne pensi. Interessante punto di vista, quantomeno al di fuori del coro…

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