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Perchè un imprenditore che guida una piccola impresa dovrebbe preoccuparsi di organizzazione e delega?
Perchè dovrebbe avere un organigramma, dei responsabili con una delega ben identificata e delle job descriptions per ogni ruolo?
Tutto questo è davvero necessario?
Contenuti Principali
Anche se tutto questo potrebbe in effetti sembrare eccessivo in una “piccola” realtà aziendale, allo stato pratico, questo aspetto è sempre piu’ rilevante proprio nelle piccole imprese.
Perché creare un Organigramma e Delegare in una Piccola Impresa?
Ecco alcune delle principali motivazioni…
1. Responsabilità
Un organigramma ben definito mostra a tutti chi è responsabile e di cosa all’interno dell’impresa.
Questo aiuta i collaboratori a capire meglio i loro ruoli, le loro responsabilità, i loro obiettivi, le loro attività e con chi devono collaborare o interagire.
In una piccola impresa, dove le risorse possono essere limitate, è ancora più importante che ogni componente primario del team sappia esattamente:
- cosa ci si aspetta da lui
- dove inizia e termina il suo livello di delega
- quali sono le sue responsabilità
- quali sono i suoi obiettivi
Questa chiarezza riduce la confusione e le inutili sovrapposizioni, migliorando l’efficienza complessiva dell’organizzazione dell’impresa.
La chiarezza dei ruoli e delle responsabilità è il primo aspetto cui un imprenditore che vuole (iniziare a) delegare realmente deve affrontare.
2. Struttura gerarchica
Un organigramma definisce la struttura gerarchica e operativa dell’impresa, mostrando a tutti i livelli di autorità e definendo così la “catena di comando”.
Ciò facilita la comunicazione interna, in quanto i collaboratori sanno esattamente a chi rivolgersi per ottenere approvazioni, prendere decisioni o risolvere eventuali problemi.
Se ogni ruolo di responsabilità ha una job description dettagliata, i collaboratori sapranno anche cosa aspettarsi dai responsabili, dai colleghi e come coordinarsi meglio con loro.
Una comunicazione interna efficace è fondamentale per una piccola impresa, poiché può contribuire a ridurre gli errori, lo stress, migliorare la collaborazione e il clima aziendale, aumentare la produttività complessiva.
3. Governo della crescita
Anche se la tua impresa è attualmente “piccola”, è importante pensare al futuro, soprattutto se hai ambizioni di crescita di fatturato e/o redditività.
Un organigramma e le job descriptions ti consentono di pianificare la crescita e la scalabilità della tua impresa.
Anche quando si assume nuovo personale, avere una struttura organizzativa chiara semplifica l’integrazione dei nuovi collaboratori con il resto del team e ne accelera la fase di formazione e addestramento.
Inoltre, avere responsabili ben identificati, permette di delegare compiti e responsabilità in modo efficace, senza sovraccaricare l’imprenditore.
Questo ti permette di liberare tempo e risorse per focalizzarti sulla tua strategia di crescita o comunque su attività di piu’ alto livello e slegate dall’operatività quotidiana.
4. Eliminazione dei conflitti
In una piccola impresa, le dinamiche tra i collaboratori possono essere molto intense.
Avere un organigramma e delle job descriptions aiuta a prevenire o gestire eventuali conflitti. Quando i ruoli e le responsabilità sono chiaramente definiti, si evitano malintesi o sovrapposizioni.
Inoltre, l’organigramma può facilitare la risoluzione dei conflitti, poiché indica chi ha l’autorità per prendere decisioni e risolvere determinati problemi, anche in assenza dell’imprenditore o ove la delega già lo determina in modo ben dettagliato.
Questi, in estrema sintesi, i motivi per cui anche una piccola impresa beneficia di un organigramma, di responsabili ben identificati e di job descriptions per ogni ruolo.
Perché creare una Organizzazione basata sulla Delega in una Piccola Impresa?
Creare e implementare tutto questo richiede un po’ di tempo e di impegno ma i benefici a medio lungo termine, per l’efficienza e la crescita della tua impresa, possono essere davvero significativi.
Implementare un organigramma, appare a molti ancora come una formalità burocratica, ma in realtà tutto questo ha un impatto significativo sul benessere complessivo dell’impresa, dell’imprenditore e dei suoi collaboratori.
Cosa significa lavorare in una piccola impresa senza una struttura organizzativa ben definita?
Significa avere confusione riguardo a compiti e responsabilità. Significa avere collaboratori che non sanno a chi rivolgersi se non direttamente all’imprenditore per qualsiasi decisione o problema, anche quando sono banali.
Questo può portare a frustrazione, ansia, stress e demotivazione, non solo nei collaboratori ma, sempre piu’ spesso, anche nell’imprenditore che può arrivare a sentirsi perso all’interno della sua stessa impresa, quasi come se il suo lavoro perdesse di significato e di senso di realizzazione.
Un imprenditore sempre impegnato a redimere possibili conflitti e che non può permettersi di assentarsi mai con serenità dalla propria impresa per coltivare affetti, hobby, rilassarsi e godersi i frutti del suo grande impegno.
Diverso è immaginare di avere un organigramma ben definito, dove ogni ruolo è chiaro e ogni responsabile è ben identificato.
Vuol dire sapere esattamente quale contributo ogni responsabile può e deve dare, quali sono i suoi obiettivi, il suo livello di delega decisionale e come la sua attività si collega sia agli altri responsabili che agli altri collaboratori.
Si tratta di delineare una struttura solida e una chiara catena di comando, che permette una comunicazione fluida e una collaborazione efficace tra tutte le persone interessate.
Significa sapere esattamente come vieni supportato e su chi puoi fare affidamento per la gestione dell’operatività, la soluzione dei problemi o per prendere decisioni importanti.
Questo crea un ambiente di lavoro più stabile e ti permette di concentrarti sul tuo lavoro piu’ importante e magari di (tornare a) farlo in modo più sereno ed entusiasta.
Perchè parlare di organizzazione aziendale di una piccola impresa?
Perchè anche pensando al futuro della tua piccola impresa, con una struttura organizzativa chiara e delle job descriptions efficaci, potresti sviluppare un’impresa pronta ad affrontare crescita e scalabilità oppure un delicato passaggio generazionale.
Sapresti infatti che la tua impresa è ben preparata per accogliere nuovi collaboratori, facilitandone la celere integrazione.
Ciò significa che avresti anche la possibilità di far progredire le tue persone di fiducia (facendogli assumere, nel tempo, responsabilità sempre più elevate), offrendo così a tutti la percezione di poter crescere sia a livello professionale che personale.
Puoi traguardare un ambiente di lavoro dove i conflitti sono ridotti al minimo o eliminati. Ciò significa far sparire malintesi e sovrapposizioni, creando un’atmosfera di lavoro più armoniosa.
Basta a tensioni interne o litigi per far posto ad un clima di collaborazione e di supporto reciproco, creando (magari) anche un maggior senso di appartenenza e attaccamento verso la tua impresa.
Come vedi, si tratta di tutto tranne che di “formalità burocratiche”…
Creare un’organizzazione strutturata, influisce direttamente non solo sull’impresa ma anche sul tuo benessere e sulla tua soddisfazione.
Implementare un’organizzazione strutturata è il miglior modo per dare una base solida alla tua impresa e per consentirgli di raggiungere il massimo delle sue potenzialità.
Se hai letto fin qui e hai voglia di approfondire, procediamo insieme…
Un imprenditore che crea un organigramma e attua la delega delle responsabilità nella sua piccola impresa, può risolvere diversi problemi.
Principali problemi che possono essere affrontati grazie a Organigramma e Delega
1. Sovraccarico di lavoro
Se guidi una piccola impresa, potresti sentirti sopraffatto dalla mole di compiti e responsabilità che devi comunque gestire direttamente e quotidianamente.
Creando un organigramma e assegnando ruoli specifici a tuoi collaboratori di fiducia o qualificati, puoi iniziare a delegare parte del carico di lavoro.
Questo ti permetterebbe di di concentrarti maggiormente su attività piu’ strategiche e poter prendere decisioni cruciali senza essere oberato o distratto da compiti operativi.
2. Mancanza di specializzazione
Un imprenditore potrebbe non avere tutte le competenze e le conoscenze necessarie per gestire ogni aspetto della sua impresa in modo egualmente efficace o per governarne la crescita e l’espansione.
Creando un organigramma, puoi iniziare a identificare i ruoli chiave richiesti per la crescita o il consolidamento della tua impresa e assicurarti di avere i giusti collaboratori in tali aree di responsabilità.
Questo potrebbe portare, a prescindere da un eventuale piano di sviluppo, ad una maggior efficienza ed a migliorare la qualità dei tuoi risultati.
3. Dipendenza eccessiva dalla presenza dell’imprenditore
Se tutte le decisioni devono passare da te, la tua impresa è fortemente dipendente dalla tua presenza e dalla tua costante disponibilità.
Questo può rappresentare un problema quando c’è un sovraccarico di lavoro o sei temporaneamente assente.
Creando un organigramma e delegando in modo chiaro le responsabilità, puoi distribuire il potere decisionale e garantirti che la tua impresa possa funzionare in modo indipendente dalla tua costante presenza o disponibilità.
4. Mancanza di opportunità di crescita per i collaboratori
Senza una struttura organizzativa chiara, i tuoi collaboratori possono sentirsi non solo confusi riguardo le loro responsabilità ma anche rispetto alle opportunità di crescita.
Creando job descriptions dettagliate per ogni ruolo e assegnando le responsabilità del caso ove già possibile, crei una struttura che consente lo sviluppo professionale e magari, con il tempo, di definire anche dei veri percorsi di crescita.
Questa è l’unica strada per motivare i collaboratori, spronarli a migliorare le loro competenze e a prendere iniziative per contribuire al successo della tua impresa nel medio lungo termine.
5. Limitazione della crescita dell’impresa
Senza un’adeguata struttura organizzativa, la tua impresa potrebbe non essere pronta o non arrivare mai ad affrontare un percorso di crescita e scalabilità.
Potresti ritrovarti a dover affrontare problemi di coordinamento, comunicazione e controllo man mano che l’impresa si espande.
Creando un organigramma e attuando la delega, puoi invece creare una struttura solida e flessibile che facilita l’espansione della tua impresa e l’ingresso e l’integrazione di nuovi collaboratori, nuove tecnologie o investitori.
Creare un Organigramma e Delegare: Riflessioni finali
Se guidi una piccola impresa e sei costantemente oberato di lavoro e magari ti senti anche sopraffatto da una montagna crescente di responsabilità è probabile che questo possa causarti stress, ansia e quella pessima sensazione di essere sempre un po’ indietro rispetto alle tue aspettative.
Creando un organigramma e delegando, puoi iniziare a darti, finalmente, un minimo di sollievo.
Sapere di poter contare, anche se magari non accade subito, su un team di collaboratori competenti e affidabili, pronti ad assumersi delle specifiche responsabilità, ti permette di iniziare a condividere il carico di lavoro.
Inoltre, l’attuazione della delega ti permette di concentrarti sulle tue competenze distintive, sulle tue qualità imprenditoriali.
Potrai infatti dedicare più tempo a definire la tua futura strategia aziendale, ad identificare opportunità di crescita, a stabilire partnership o relazioni importanti.
Questo ti permetterebbe di ritrovare quella sensazione di controllo sulla tua attività e di tornare ad alimentare la tua passione imprenditoriale.
La delega può anche portarti a provare un senso di gratificazione personale e di realizzazione professionale. Vedere infatti i membri del tuo team assumere responsabilità e compiere progressi nel loro lavoro crea il giusto contesto per permettere a tutti di crescere.
Puoi costruire una squadra solida, dando ai tuoi collaboratori lo spazio e l’opportunità di mettere in mostra le loro competenze o anche solo la loro voglia di crescere e di “esserci”.
Questo solitamente contribuisce a creare un maggior senso di appartenenza e un clima di maggior di collaborazione.
Insomma, creare un organigramma e attuare la delega migliora il tuo livello di benessere, ma favorisce anche la crescita della tua impresa nel suo complesso.
Un’impresa che diventa più resiliente e capace di affrontare nuove sfide e nuove opportunità.
Questo può darti anche maggior sicurezza e fiducia nel futuro, sapendo che hai costruito una base solida su cui operare con rinnovato entusiasmo.
Fabrizio Diluca
CEO fd research group
Consulenza organizzativa e manageriale per piccole imprese
