Riunioni e Meeting: ecco come risparmiare ed ottimizzare il tempo

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Seguendo questi pochi e semplici suggerimenti, sarà possibile  ottimizzare al meglio il tempo impiegato per le riunioni e i meeting riuscendo a renderle molto più proficue e, al tempo stesso, molto concrete.

Vediamo come fare…

Ogni qual volta si invitano delle persone a partecipare ad una riunione / meeting (colleghi, clienti, fornitori, …) sarebbe buona norma scrivere, oltre a luogo data e ora, anche un’agenda con obiettivi ben chiari e definiti.
Quindi, non solo un oggetto di quello che si intende discutere ma anche quale obiettivo si intende raggiungere alla fine della riunione stessa.
Sapere quali argomenti verranno trattati nello specifico, quali dati ci si aspetta, il tempo a disposizione per la presentazione e la successiva discussione, ecc… darà modo a tutti i partecipanti di arrivare preparati e soprattutto focalizzati sugli argomenti oggetto della riunione stessa.

Ecco le informazioni che sarebbe opportuno inviare ai partecipanti:

• Data, ora e luogo
• Obiettivo principale della riunione / meeting
• Durata massima dell’incontro
• Risultato che si intende ottenere alla fine della riunione / meeting

Inoltre, se decidiamo di farci “aiutare” da delle slide, per supporto o per presentare dei dati,  per ottimizzare il tempo della presentazione stessa, sarebbe opportuno seguire la semplice regola “10/20/30”.

• 10: Numero massimo di slide da proiettare
• 20: I minuti da impiegare, al massimo, per la sola presentazione tanto da lasciare spazio a domande, discussioni, …
• 30: la grandezza in pixel delle parole scritte nelle slide tanto da poter inserire solo i titoli / punti chiave che ci accompagneranno nell’esposizione

Infine, ma non meno importante, è fondamentale uscire dalla riunione / meeting avendo definito con molta chiarezza:

• Quali sono i prossimi step
• Quali sono le azioni da fare
• Chi farà cosa
• Entro quando queste azioni verranno portate a termine

Buone riunioni!

Per approfondire sulla gestione efficace del tempo, puoi leggere:

• 7 consigli per essere più produttivo ed evitare le distrazioni
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• 5+1 riflessioni per una Gestione sostenibile del Tempo
• Come guadagnare tempo gestendo bene le priorità