Asana: un’applicazione web per gestire i progetti con il proprio team

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Come imprenditori o liberi professionisti ci troviamo tutti i giorni alle prese con una quantità di “cose da fare” infinita…
Dobbiamo coordinare un team di persone, lavoriamo su più progetti contemporaneamente, ecc.
Abbiamo la necessità di essere sempre “sul pezzo” e soprattutto di tenere sott’occhio le scadenze.

In alcuni articoli precedenti abbiamo parlato di come gestire efficacemente il poco tempo che si ha a disposizione (1a puntata – 2a puntata – 3a puntata) utilizzando un metodo per suddividere le attività in 3 liste ed abbiamo visto uno strumento “digitale” (Remember the Milk) che ci aiuta a suddividere le attività in maniera strutturata.

In questo articolo, vediamo insieme un altro strumento più articolato per gestire le attività legate a diversi progetti.

Lo strumento in questione si chiama ASANA.
E’ un’applicazione gratuita* che funziona via web e che quindi è accessibile da qualsiasi strumento collegato ad Internet (Computer, tablet, cellulare, …)

Asana permette di creare diversi “Workspace” (Aree di lavoro)
All’interno di un Workspace possiamo creare diversi “Project” (Progetti)
All’interno di un Project possiamo creare diversi “Task” (Attività)
All’interno di un Task possiamo creare diversi “SubTask” (Sotto attività)

Ok, come fare per attivare il mio account gratuito?

• Per prima cosa, collegati al sito web: http://www.asana.com
• Inserisci il tuo indirizzo e-mail e premi il bottone blu “Get started | Free”
• Una volta completata la procedura di iscrizione puoi iniziare a lavorare :-)

Facciamo un esempio concreto:
Angelo, neo-imprenditore, ha la necessità di gestire le attività legate al funzionamento della propria azienda e di lavorare su più progetti di clienti, il tutto contemporaneamente.

Vediamo, ad esempio, come gestire le attività con Asana:

Workspace:  NewCo srl

• Project
  • Project: Società(dove inserire tutte le attività legate all’organizzazione della stessa)
    • Task: Società
      • Telefonare al commercialista
      • Fissare appuntamento con direttore di Banca x fido
      • Pagare F24
      • …

• Project: Marketing (dove inserire tutte le attività/idee legate alla comunicazione)
  • Task: Marketing
    • Creare sito web
    • Stampare biglietti da visita
    • …
•  Project: Progetto1
• • Task: Progetto1
    • Fare offerta al Cliente XYZ
    • Ricevere contratto firmato
    • Ricevere acconto del 30%
    • Riunione operativa con il team e suddivisione compiti
    • (…altre attività operative…)
    • Consegna
    • Fattura di saldo

• Project: Progetto2
  • Task: Progetto2
    • Fare offerta al Cliente ABC
    • Ricevere contratto firmato
    • Ricevere acconto del 40%
    • Riunione con il capo progetto del cliente
    • Riunione con team società 123
    • Riunione operativa con il team e suddivisione compiti
    • (…altre attività operative…)
    • Consegna
    • Fattura di saldo
    • …

Questo è un puro esempio giusto per far capire come strutturare Asana.

Oltre a suddividere le attività, con Asana possiamo:

• Creare più Workspace e quindi gestire attività diverse in uno stesso contenitore
• Condividere il Workspace 1 con alcuni collaboratori ed il Workspace 2 con altri collaboratori (ecc…)
• Creare infiniti Project
• Creare infiniti Task
• Creare dei modelli di Task da duplicare
• Assegnare un Task ad un responsabile
• Assegnare SubTask ognuno ad un responsabile diverso
• Assegnare una data di scadenza prevista
• Vedere le attività in scadenza sul calendario di Google
• Inserire descrizioni e commenti per ogni Task
• Inserire degli allegati (anche da Dropbox e Google Drive)
• Assegnare un TAG (utile per mettere insieme diversi Task da discutere in riunione)
• Dare la propria disponibilità a “dare una mano” per un determinato compito
• Vedere il tutto da Computer, Tablet, Smartphone con delle APP gratuite* e molto funzionali
• Seguire lo stato di avanzamento dei Task di un determinato Project
• Ricevere mail automatiche con i Task in scadenza e scaduti
• Ricevere mail automatiche con l’aggiornamento dei Task che seguiamo
• Avere un riepilogo dei nostri Task dei diversi Project (My Task)
• Ordinare questo riepilogo in 3 liste 
• …che guarda caso riprendono il concetto delle 3 liste visto in precedenza!
  • Today =  Attività da fare entro la giornata
  • Upcoming = Attività da fare entro la settimana
  • Later = Attività da fare prima o poi
• …ed altro ancora

Insomma, se hai la necessità di gestire attività, progetti, task, … in maniera strutturata dai un’occhiata ad Asana.

Chi di voi già lo usa?

Quali altri consigli di “buon utilizzo” volete condividere con tutti noi?

* Alla data della scrittura di questo articolo l’accesso fino a 30 collaboratori è gratuito sia via Web che via APP