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Come difenderti dai tuoi “ladri di tempo”?

Durante la normale giornata lavorativa, quanto spesso ci capita che qualche nostro collega/collaboratore ci richieda attenzione? Ovviamente in maniera del tutto “innocente”…

In un articolo precedente (Quanto tempo prezioso ti “rubano” durante la giornata?) abbiamo visto quanto sono frequenti le interruzioni quotidiane e quante e quali sono realmente importanti ed urgenti.
Le restanti interruzioni ci fanno “perdere” una quantità enorme di tempo e quindi, se impariamo a riconoscere alcune di queste che ci vengono presentate sotto forma di “frasi killer”, possiamo “guadagnare” un sacco di tempo utile per il raggiungimento dei nostri obiettivi.

Eccone alcune…

“Scusa hai un attimo? Posso chiederti una cosa al volo?”
Questa probailmente è la domanda retorica più usata ed abusata…
Normalmente il “ladro di tempo” non aspetta mai una risposta…
Cosa vuoi che sia un attimo?
Se solo giriamo la testa verso di lui, siamo fatti.
Gli abbiamo appena dato l’autorizzazione a chiederci quella cosa “al volo”.
E forte di questa sua geniale intuizione, parte a parlarci di quella tal cosa, chiederci quel tal dato, ecc…
Poco importa se siamo concentrati su altro, se sappiamo poco o nulla di cosa ci sta chiedendo…
Non lo fa certo per cattiveria, anzi!
Probabilmente cerca in noi semplice conforto ed una risposta che confermi quanto aveva già in mente.
Ciò non toglie comunque il fatto che stiamo dedicando tempo a lui e non a quello che stavamo facendo un attimo prima.

Oltre a questa eclatante “frase killer”, troviamo anche tutta una serie di “micro-interruzioni” che volenti o nolenti ci “strappano” da quella bolla di concentrazione che ci eravamo creati e che ci spezzano il filo del ragionamento che stavamo seguendo…

Ad esempio:

“Ti ricordi mica dove ho messo quel foglio…”
IO dovrei ricordarmi dove TU hai messo qualcosa?

“Mi passi quel foglio/penna/documento/…”
Potresti cortesemente alzarti e fare il giro della scrivania?

“Come si chiamava quel tizio che ha fatto quell’ordine…”
Magari se apri il programma / CRM / Foglio di Excel come per magia ti appare la risposta…

…e ce ne sarebbero così tante da scrivere un libro!

Ma secondo me la più bella di tutte rimane questa:
“Scusa, dai una lettura veloce a questa mail e mi dici se va bene?”
Qui, oltre all’interruzione non richiesta si scatenano un sacco di altre dinamiche complesse da gestire…
Bello che un nostro collega ci chieda il nostro parere, che ci dia così tanta considerazione e fiducia da chiedere cosa ne pensiamo.
E allora, cosa facciamo?
Interrompiamo tutto quello che stiamo facendo perché il nostro collega ha bisogno di aiuto, del NOSTRO aiuto.
Ci sistemiamo sulla sedia, apriamo le spalle, assumiamo un’aria seria di concentrazione ed esclusività, ci caliamo nella lettura del testo… Probabilmente ci stupiamo anche di quanto ci sentiamo dedicati…
Ha chiesto a noi, il NOSTRO parere…
E noi, VOGLIAMO dare il nostro contributo…
Allora cerchiamo di leggere le sfumature, di capire il messaggio tra le righe, di metterci nei panni di chi leggerà questa mail e, come in una partita a scacchi, cerchiamo di prevedere tutte le possibili mosse del nostro “avversario”…
Immaginiamo possibili scenari e stati d’animo…
E, alla fine, il nostro verdetto.
Probabilmente vorremmo cambiare tutto o quasi ma ci “limitiamo” sinceramente a dire quello che pensiamo, come cambieremmo una frase, come anticiperemmo una possibile obiezione, come scriveremmo una frase ad effetto che sia emozionale ma allo stesso tempo diretta e chiara, …

Ma ad un certo punto il nostro collega, abbozzando una faccia di cortesia, ci dirà: “Si corretto quello che dici, ma ti manca questo pezzo per capire come mai ho scritto così…” oppure “Ok, però il cliente quella volta al telefono mi ha detto che… e quindi…”
E alla fine, ci sentiremo dire: “Dai, grazie lo stesso. Adesso rivedo due cose e poi la mando…”

Risultato: Senso di frustrazione e di leggera inutilità, convinzione che quella nostra frase ad effetto ci sarebbe proprio stata bene, ma soprattutto… tanto tempo “mal impiegato” per non dare nessun valore aggiunto oltre a tutto il tempo che ci occorrerà per riprendere l’attenzione su quello che stavamo facendo prima di dare una “lettura veloce a quella mail”

E quindi, cosa fare?

Far finta di niente? Dare una finta attenzione ai colleghi/collaboratori?
Niente di tutto questo…

A mio avviso, una delle possibili cose da fare è quella di essere innanzitutto sinceri con se stessi.
Se in quel dato momento siamo concentrati su di un determinato lavoro, evitiamo di perdere il focus e la concentrazione e diciamo semplicemente ed in maniera molto gentile: “Dammi ancora mezz’ora ora che finisco questo lavoro importante e poi ti dedico la giusta attenzione”…
Il più delle volte vedrete che nessuno tornerà a chiedervi quella tal cosa…

Concentratevi in maniera prioritaria su tutte quelle attività che permettono a voi di raggiungere i vostri obiettivi. Ragionate per IMPORTANZA e non per urgenza.
Poi, se avanza tempo vi potrete dedicare a tutto il resto (se avanza…).

Buon lavoro!

P.S. Non gioite troppo presto, l’eccezione (che troppo spesso si traveste da regola) è sempre in agguato :-)
Sta a voi non farvi “catturare”…

E a voi, con quali “frasi killer” vi interrompono quotidianamente?

 

Per approfondire sulla gestione efficace del tempo, puoi leggere:

About Giuliano Ricupero

Società: Jointhebiz  -  Aree di competenza: Web & Social Media strategies, Web tools, Project Management -  Interessi: Business Networking, Formazione, Crescita Personale, Sociale

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