Impresa In Corso – Blog per imprenditori, startupper e professionisti 
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“Frequento” aziende da alcuni decenni e possono affermare, senza timore di essere smentito, che c’è un elemento, sopra tutti gli altri, che ne impedisce la crescita!
Se comunque l’impresa realizza un minimo di sviluppo, lo fa spendendo e sprecando una quantità incredibile di risorse. Risorse che, invece, potevano essere utilizzate in maniera intelligente J.
E se anche diventa un gigante, quell’impresa sarà sempre un gigante con i piedi d’argilla!
Di che cosa si tratta? È il Sistema di Gestione, un insieme di “regole” e metodi di lavoro standardizzati – e preferibilmente scritti – che l’organizzazione dà a se stessa.
Nell’era della creatività, della flessibilità, dell’efficienza, ti chiederai: “A cosa servono le “regole” (soprattutto scritte)?”.
A questo! Immagina un’azienda, messa in piedi dal titolare che ha anche assunto alcune persone; queste svolgono prevalentemente attività di tipo operativo (che so, un’impiegata riceve gli ordini, un’altra si occupa della contabilità, tre o quattro producono beni o servizi).
Tutto gira come un orologio svizzero perché il titolare riesce a svolgere le attività strategiche (ricercare nuovi Clienti, progettare nuovi prodotti o servizi, tenere sotto controllo il budget, ecc…) e, con il tempo che gli rimane, dà istruzioni ai suoi dipendenti e controlla che operino secondo le sue direttive.
Però il titolare è ormai saturo. Tolto il tempo per dormire, mangiare, stare (poco) con la famiglia, il resto del suo tempo lo trascorre in azienda. E, per fortuna, non ricorda di aver preso un raffreddore!
Ad un certo punto, visto che gli affari vano bene, assume un nuovo dipendente; è la classica pagliuzza che, messa sulla schiena del cammello, lo fa stramazzare al suolo!
A questo punto, cosa può decidere di fare?
Dedicare meno tempo alle attività strategiche – così il volume d’affari e il profitto si riducono? O dedicare meno tempo a dare istruzioni e controllare ai suoi dipendenti, con il rischio che facciano dei pasticci?
Ha una terza possibilità: stabilire un Sistema di Gestione ovvero delle “regole” e metodi di lavoro standardizzati per cui le attività vengono svolte secondo determinati crismi e senza richiedere necessariamente la sua presenza.
Quali sono allora i vantaggi di un buon Sistema di Gestione? Ecco i tre più rilevanti!
1 – Le attività e i processi aziendali possono essere tenuti sotto controllo con uno sforzo minimo!
Se, per esempio, il Sistema di Gestione prescrive che l’impiegata, prima di dare conferma d’ordine al Cliente, verifichi che ci siano le materie prime necessarie e la disponibilità del persone e delle macchine, l’imprenditore ha già fatto un bel passo in avanti!
Perché evita che questi controlli vengano fatti una volta da Tizio e l’altra volta da Caio. E qualche volta non vengano fatti da nessuno, sforando poi le date di consegna richieste dal Cliente.
Se poi la stessa impiegata, dopo aver fatto quei controlli “vista” anche gli ordini, l’imprenditore – solo dando un’occhiata agli ordini evasi o in produzione – può accertarsi che tutto proceda secondo quanto stabilito.
2 – Nel caso di una nuova assunzione, andare a regime è più rapido e costa meno!
Immaginiamo che la nostra impiegata decida di allargare la famiglia; si assenterà dal lavoro per alcuni mesi e sarà necessario che qualcuno controlli gli ordini al posto suo.
Sia che la sua attività venga assegnata a una persona già presente in azienda, sia che se ne occupi un neoassunto o la moglie dell’imprenditore, un conto è avere lo standard della “gestione ordini” e spiegarlo, un altro è quello di aspettare che la nuova risorsa si faccia l’esperienza da sé.
Commettendo errori che paga, prontamente, l’imprenditore!
3 – Permette di standardizzare i miglioramenti
Ipotizziamo che la nuova risorsa addetta alla gestione degli ordini, dopo un po’ che lo fa, trovi un metodo di lavoro molto più efficace.
Passano i mesi, la neomamma ritorna al lavoro, si trova le cose cambiate e il suo primo atto è quello di ristabilire il vecchio metodo di lavoro. Annullando il miglioramento introdotto!
Se invece il Sistema di Gestione “dice” che la “gestione ordini” deve essere fatta secondo le modalità migliorate, è molto più facile che ella si adegui.
Quante aziende conosco, fra produttori di salumi o di formulati chimici, che hanno deciso di implementare un Sistema di Gestione per fare in modo che le “ricette” non fossero più patrimonio di un unico individuo (che poteva anche vincere la lotteria e sparire dall’oggi al domani) ma diventassero un bene aziendale!
Certamente, i Sistemi di Gestione più conosciuti sono quelli per la Qualità, per l’Ambiente, per la Sicurezza, ecc…; per ciascuno di essi esistono standard internazionali (norme ISO e simili) che permettono di individuare le aree “critiche” dell’azienda.
Tuttavia, per “Sistema di Gestione” si intende, molto genericamente, un qualunque insieme di “regole” e metodi di lavoro standardizzati che l’azienda si dà per essere più efficiente e efficace sul mercato.
Se, al termine di questa lettura, non sei ancora convinto della necessità di un Sistema di Gestione perché un’azienda si sviluppi – o se pensi che si tratti solo di carta – hai a disposizione lo spazio “commenti” per farmi conoscere il tuo parere J!
