L’Arte della Noia: 7 errori che fanno sbadigliare il pubblico di un evento aziendale

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Mi è recentemente capitato di osservare, da esterna, la fase di accredito di un grosso meeting aziendale; mentre le hostess si affaccendavano a ricercare i nomi dei partecipanti che arrivavano al bancone di registrazione trascinando trolley (e occhiaia), ho sentito almeno una decina di persone ripetere la stessa frase: “Non si preoccupi, se non trova il mio nome me ne torno a casa!”

Perché un grande evento aziendale, organizzato in una giornata feriale, dovrebbe essere più temuto di una monotona giornata di lavoro? La risposta è che oggi non basta più il cibo gratis e il gadget all’uscita per tenere 1000 persone incollate alle sedie di una sala plenaria.

Se quindi volete evitare che il vostro prossimo evento diventi il regno dello sbadiglio, ecco 7 cose da evitare assolutamente:

1. SCEGLIERE UN PRESENTATORE POCO COINVOLGENTE: il mood dell’intera giornata sarà dato dalla prima persona che emetterà suono (con o senza microfono). Immaginate che il pubblico sia un’automobile e il presentatore ne sia il motore: se quest’ultimo è potente e sale di giri rapidamente, l’automobile partirà alla grande e si scalderà in fretta, sfruttando appieno l’energia presente nel serbatoio a inizio giornata.
2. AVERE UNA SCALETTA MONOTONA: la selezione dei materiali dev’essere varia e sfruttare diversi canali sensoriali: alternate laddove possibile un relatore, un video, uno stacco audio, un piccolo intrattenimento, un cambio di luci. Non strutturate un’intera giornata solo ed esclusivamente sul parlato. Tutti i sensi dei partecipanti hanno bisogno di essere stimolati, dalla vista, all’udito, al tatto, all’olfatto, al gusto. Magari non potrete usarli tutti, ma cercate per quanto possibile di tenerli “svegli” cambiando spesso “senso” di riferimento o quanto meno, apportando una variazione. (v. punto 3)
3. FAR PARLARE LA STESSA PERSONA PER DUE ORE: secondo alcuni studi, il picco di attenzione del pubblico si raggiunge dopo 20 minuti da quando un relatore comincia a parlare. Dopo quei 20 minuti, comincia il baratro…..e siete fritti. A parte le esagerazioni: tenete presente che la concentrazione del vostro pubblico ha una durata fisiologica, per cui non importa quanto interessante possa essere il contenuto, la testa comincia a staccarsi da sola e ad essere distratta da altri elementi. Una soluzione potrebbe essere alternare due relatori in tempi brevi, magari un uomo e una donna, in modo che cambi anche il tono della voce, il modo di parlare e di interagire e il cervello degli ascoltatori si senta stimolato ad acquisire le nuove informazioni uditive che riceve.
4. DIMENTICARSI DEL PUBBLICO: il peggior errore è pensare al pubblico…. come pubblico. In realtà, dovete considerarlo come un protagonista. Le persone sedute in sala non sono lì per omaggiare voi, per sentire quali bei risultati avete conseguito durante l’anno o quali sono gli obiettivi del prossimo trimestre. Le persone vogliono partecipare, avere voce, divertirsi. Coinvolgetele con domande, giochi divertenti, chiamate qualcuno del pubblico su palco…improvvisate! Fate vedere che state interagendo con loro in modo estemporaneo, che siete spontanei e aperti, che avete voglia di relazionarvi con loro. Altrimenti, diventa tutto un noioso monologo.
5. FAR ASPETTARE I PARTECIPANTI: questo specialmente per quanto riguarda il momento tra la registrazione e l’inizio della sessione. Facciamo ovviamente un distinguo in base al numero delle persone: se sono poche decine, è bene non farle aspettare più di 30 minuti dall’arrivo, offrendo nel frattempo un welcome coffee, un aperitivo, facendole partecipare a un concorso con estrazione….. se le persone iniziano a diventare centinaia, se non migliaia, ovviamente i tempi si fanno più lunghi. Oltre a qualcosa da stuzzicare, sarebbe bene mettere a disposizione delle salette di lavoro, creare dei piccoli momenti di intrattenimento, fare insomma in modo che non percepiscano la pausa di attesa come TEMPO PERSO.
6. USARE STATICHE PRESENTAZIONI CON UN SACCO DI TESTO: cosa succede quando inserite troppa roba nelle presentazioni che proiettate? Il pubblico sarà distratto da quello che avete scritto (la vista è un canale prioritario rispetto all’udito), cercherà di leggere tutto quanto, non vi starà ad ascoltare, magari non riuscirà nemmeno a leggere ogni parola (più testo c’è, più i caratteri sono piccoli), perderà il filo del discorso et voilà, ciao ciao pubblico. Quindi: usate le slide con parsimonia, scrivete solo le frasi chiavi in grande e magari discostatevi dal classico Power Point (avete mai provato Prezi?)
7. ASPETTARE GLI ULTIMI: “Mancano ancora due persone, poi possiamo cominciare”. Va bene aspettare 10-15 minuti (al massimo!) l’arrivo dei ritardatari, ma poi bisognerebbe cominciare in ogni caso. Per rispetto delle persone che sono arrivate puntuali, per non far slittare l’intera scaletta e per evitare le prime sbuffate.

Voi avete esperienza di eventi aziendali noiosi? Quali modifiche avreste apportato? Se volete, raccontatecelo nei commenti, li leggeremo con molto interesse…. e senza sbadigliare!