Come risparmiare tre ore al giorno nella vendita, a parità di risultati

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La giornata è di 24 ore per tutti, e a nessuno piace passarla interamente lavorando; quindi, il modo in cui il venditore riesce ad utilizzare al meglio la risorsa tempo si riflette non solo sui risultati del suo lavoro, ma anche sulla qualità della sua vita.

Qui a seguire ti indico otto “trucchi del mestiere” per far si che ogni minuto che deciderai di trascorrere lavorando generi il massimo ritorno possibile, e per consentirti di risparmiare, ogni giorno, fino a due ore del tuo tempo, a parità di risultati.

Gestisci le ore dedicate ai clienti ponendo preventivamente dei limiti di tempo (30’ al giorno risparmiati): uno dei modi migliori per assicurarti un miglior controllo del tuo tempo è quello di fissare determinati momenti della giornata per compiti specifici. Il tuo lavoro è complesso e articolato, e le attività sono molte: fissare appuntamenti, visitare i clienti, preparare le visite e le argomentazioni, partecipare a riunioni o a corsi di formazione, leggere e rispondere alla posta, studiare i nuovi prodotti, forse anche recuperare i crediti e fare customer care. Alcune di queste attività sono di routine, quasi meccaniche, noiose e poco impegnative: tienile per i momenti della giornata in cui le energie ti stanno abbandonando. Altre sono creative e dinamiche: riservale per le ore nelle quali i tuoi bioritmi sono al massimo. In tutti i casi, decidi per inizio e fine delle attività tempificati (e poi rispetta gli orari che hai stabilito).

Assicurati di controllare le tue mail, evitando che siano loro a controllare te (15’ al giorno risparmiati): oggi una partre significativa del tempo di un venditore viene impegnata dalla lettura delle e-mail, che a volte si trasformano in veri e propri killer della produttività. Due-tre anni fa ho letto un interessante survey (mi pare fosse commissionato da GE) che indicava in due ore il tempo medio dedicato da un venditore alla posta elettronica e agli sms. Il survey inoltre asseriva che la gestione della posta è spesso effettuata in modo caotico e disorganizzato, più condotta dalla curiosità che dalla ricerca dell’efficienza. Sicuramente tenersi in contatto con il proprio mercato è importante, tuttavia dubito che non si possa economizzare un pò di tempo:

Stabilendo, come già detto, un momento della giornata dedicato solo alla posta;
Dividendo le email in ingresso in due grandi lotti: quelle informative e quelle operative (che necessitano di un’azione). Per le prime, leggi e getta è il metodo migliore; le seconde (se sono importanti) andrebbero affrontate subito e “prese in mano” solo una volta: se devi dare una risposta fallo immediatamente e poi dimenticatene. Ah, dimenticavo, a volte la risposta va cercata in casa d’altri (colleghi, capi, …). Se il soggetto della mail è realmente importante, vai a fondo; se no, archivia (nel cestino);

Evita le interruzioni (15’ al giorno risparmiati): ci sono attività, come per esempio le telefonate a freddo, che necessitano di evitare interruzioni. Se invece sei interrotto, perdi la concentrazione e la tensione. Assicurati che chi ti circonda sappia che, dalle… alle… non desideri vedere nè parlare a nessuno, per nessun motivo. Siccome negarsi non è mai bello, contemporaneamente fornisci anche la fascia oraria di reperibilità.

Rendi efficienti i tuoi spazi di lavoro (15’ al giorno risparmiati): nei corsi di formazione che tengo, a volte chi partecipa si stupisce della mia monasticità relativa al materiale che uso: pc e lavagna a fogli mobili (mi piace disegnare e scrivere) e basta. Niente appunti, niente fogli, niente penne vaganti (che non si trovano quando servono), niente di niente. Aver poche cose sottocchio (solo quelle realmente necessarie) evita le distrazioni e le perdite. Tieni davanti a te solo l’indispensabile per portare a termine ciò che stai facendo in quel momento.

Usa intelligentemente il telefono (60’ al giorno risparmiati): ci sono un sacco di vendite che si possono fare per telefono: i piccoli riordini, la conferma per la consegna, la risposta da fornire su una certa questione. Vedo spesso venditori che privilegiano il contatto personale con il cliente, anche per attività di bassa rilevanza. Se da una parte ciò è condivisibile (anche a me piace aver il cliente sempre di fronte) dall’altra fa perdere un sacco di tempo. Se proprio vuoi, segmenta così: ciò che è legato ad un possibile ordine svolgilo di persona, e il resto per telefono.

Usa intelligentemente anche il web (15’ al giorno risparmiati): è il grande buco nero del tempo del XXI secolo: il web è fatto in modo da catturare le persone e trascinarle incessantemente in giro per il mondo. Se proprio devi, fallo in orari nei quali ogni altra attivitàti è preclusa, stabilendo obiettivi di argomenti e di tempo, e rispettali. Finita la sessione informativa (o formativa) spegni e dedicati ad altro.

Automatizza il più possibile (15’ al giorno risparmiati): costruisci valide routine per automatizzare emissioni fatture, note spese, offerte, invio cataloghi e quant’altro. Investi prima un pò di tempo nell’automazione per risparmiarne poi molto nell’esecuzione. Rifuggi dalla trappola ho poco tempo-non posso automatizzare-ho ancora meno tempo perchè non automatizzo.

Usa la matrice urgenza – importanza ( 15’ al giorno risparmiati): svolgi subito i compiti importanti e urgenti, pianifica i compiti importanti e non urgenti, delega (se puoi) quelli urgenti e non importanti, dimentica quelli non importanti e non urgenti (sarebbero, probabilmente, solo un eccesso di zelo).

Seguendo queste semplici regole probabilmente riuscirai a rendere ancora più produttivo il tuo tempo di vendita, a tutto vantaggio dei risultati e della qualità delle tue giornate.