Impresa In Corso – Blog per imprenditori, startupper e professionisti 
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Ho partecipato recentemente ad un evento in cui imprenditori e professionisti si aiutano allo scopo di raccogliere idee, suggerimenti ed esperienze relativamente ai loro progetti. Tutti i giorni ascoltiamo persone con progetti, potenzialmente interessanti e profittevoli. Ma quante di queste persone realizzeranno davvero quei progetti? Mi auguro la maggior parte di loro, tuttavia l’esperienza mi dice che tra avere un progetto e vederlo pienamente realizzato passa una grande differenza.
Parlo di progetti di varie dimensione, di qualunque tipo, personale o aziendale. Ritengo utile prima di tutto capire quali sono le fasi di realizzazione di un progetto.
- Definizione ed organizzazione del progetto – In questa fase occorre prima di tutto definire gli obiettivi del progetto, quando possiamo dire che il progetto si ritiene realizzato? Sembra banale, ma molti progetti falliscono in partenza non avendo obiettivi chiari e condivisi. Definite quali risultati vi aspettate dal progetto e soprattutto condividete col vostro team quali risultati il team si aspetta dal progetto. Quali risultati ogni componente del team si aspetta e quali il team nel suo complesso. Una volta definito l’obiettivo occorre anche decidere chi è il responsabile del raggiungimento di quell’obiettivo e dei suoi sotto obiettivi. Quali persone sono necessarie? Quali risorse? Nei progetti più complessi i team possono essere molto numerosi, chi coordina queste persone?
- Pianificare il progetto – Scopo di questa fase è rispondere alla domanda: “Dato il nostro obiettivo, quali compiti vanno completati per raggiungerlo? In quale ordine? Con quale priorità?” Occorre proprio fare l’elenco dei compiti, attribuendo ad ogni compito, detto anche task, un intervallo temporale ed una scadenza, oltre naturalmente a decidere chi sarà il responsabile del task stesso. Dettagliare le attività serve a capire se le risorse sono sufficienti, se abbiamo bisogno altre persone nel team, se alcune persone del team sono particolarmente sovraccariche;
- Gestire l’esecuzione del progetto – Pianificare è essenziale, ma poi il progetto va gestito nella sua fase più delicata, quella della realizzazione. Non gestire la realizzazione delle singole attività nei modi e tempi concordati sicuramente porterà al fallimento del progetto stesso. Non gestire questa fase significa sprecare tempo e denaro, creando confusione e demotivazione nel team e producendo risultati diversi da quelli che ci si aspettava dal progetto. In questa fase servono ottimi gestori, o manager, capaci di tenere alta la motivazione nel team e la concentrazione sugli obiettivi finali, capaci di mediare, gestire i conflitti interni al team, di prendere decisioni e di allocare le risorse che spesso sono scarse. Spesso poi non basta raggiungere l’obiettivo, ma occorre farlo rispettando i budget di spesa, i tempi massimi del progetto e gli standard di qualità;
- Chiusura del progetto – Tutti i progetti hanno una vita limitata, il progetto finisce quando si sono raggiunti gli obiettivi decisi inizialmente. Nella fase di chiusura la parola chiave è apprendimento. In questa fase è molto utile riflettere sull’esperienza vissuta nell’intera vita del progetto. Cosa è andato bene? E cosa male? Cosa poteva essere migliorato? E come? Tali insegnamenti sono preziosi per i prossimi progetti che partiranno con delle basi più solide via via che aumenta la capacita di pianificazione e l’affiatamento del team.
Questa quattro fasi sono adatte per ogni tipo di progetto, in settori diversi, con dimensioni più o meno ampie. Utilizzare queste quattro fasi non richiede strumenti complessi, ma una rigorosa logica di attuazione delle fasi di definizione, pianificazione e gestione delle attività. Naturalmente in momenti particolarmente intensi e veloci questo approccio potrebbe essere visto come perdita di tempo, ma poi si scopre invece che risolve sul nascere moltissimi potenziali problemi e permette di risparmiare tempo e risorse.
Hai delle esperienze in merito da raccontarci? Utilizzi già questo approccio? Pensi che questo approccio sia adatto alla tua realtà?
