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Come affrontare un problema in azienda?

Una famosa citazione di Einstein ricorda che di fronte ad un problema, sarebbe meglio dedicare 55 minuti alla definizione del problema e solo cinque minuti alla ricerca della soluzione. In altre parole, prima di buttarsi a capofitto a risolvere il problema, come spesso facciamo, meglio fare un passo indietro e dedicare del tempo alla comprensione del problema, in maniera approfondita e da tutti i punti di vista.

Qualcuno potrebbe obiettare che, nel mondo attuale, rimane poco tempo per dedicare alla pianificazione e all’approfondimento. In effetti tra connessioni veloci e sempre più numerose, ed informazioni che arrivano a milioni in ogni momento della nostra vita siamo continuamente distratti da messaggi, chat, sms, tweet, ecc. In realtà moltissimi problemi, se analizzati in profondità, potrebbero scomparire facendoci risparmiare molto tempo e, addirittura, alcuni possono diventare enormi opportunità.

Ecco allora alcune strategie per vedere il problema da molte prospettive.

1) Cambia le parole con cui definisci il problema. Scrivi il problema e divertiti a cambiare le parole, con dei sinonimi. Ad esempio invece di aumentare le vendite, usa sviluppare, espandere, ecc. Oppure di fronte al problema di come essere più produttivi, potresti bloccarti nella risposta. Ma se poni la domanda usando termini diversi, ad esempio, come rendere più facile il lavoro che stai svolgendo, magari ti risulterà più immediato trovare soluzioni o suggerimenti dai tuoi collaboratori. Elimina i termini che evidenziano l’impatto emotivo del sacrificio (es. lavoro produttivo) e preferisci termini che ne mettano in evidenza il beneficio (es. lavoro facile). Il problema è lo stesso, ma le emozioni associate sono molto diverse;

2) Elenca e metti in discussione le ipotesi di base. Ogni problema, alla base, ha una lista di ipotesi che spesso non consideriamo oppure diamo come assodate. Tuttavia alcune di queste ipotesi potrebbero essere non più valide, superate, oppure proprio errate. Prima di tutto scrivi una lista delle ipotesi alla base del problema. Cosa succederebbe se eliminassi alcune di quelle ipotesi? Sono davvero tutte valide ed attuali? Ad esempio, potresti farti venire dei gran mal di testa nel decidere il colore del tuo volantino per la tua strategia di marketing, strumento che si basa sull’ipotesi che il volantino sia ancora uno strumento valido… magari lo è, magari no.

3) Generalizza. Se ci pensi, ogni problema è parte di un problema più grande. Cambiando le ipotesi, ti sposti lateralmente, generalizzando il problema, ci spostiamo in verticale. Allargare la prospettiva può essere molto utile per chi si perde nei dettagli. Domande utili potrebbero essere: Di cosa fa parte? Quale intenzione, processo, aspetto c’è dietro? In alternativa potresti sostituire i termini utilizzati per esporre il problema, con termini più generali (es. veicolo invece di automobile). Se la tua azienda spende troppo di gas, potresti porti il problema di cambiare fornitore, oppure generalizzando, di cambiare il modo in cui acquisti energia dall’esterno.

4) Dividi. Ora andiamo nella direzione contraria. Ogni problema, può essere scomposto in problemi più piccoli, specifici, elementari. Questo punto è particolarmente utile quando il problema ti spaventa, ti angoscia, ti fa paura. Chiediti come scomporlo in parti, in fasi, in piccoli problemi ed anche in questo caso, sostituisci le parole con termini più specifici (es. utilitaria invece di automobile)

5) Cambia prospettiva. Prova a riscrivere il problema da punti di vista differenti. Ad esempio se coinvolge più persone, dal loro punto di vista (es. del cliente, del consumatore, del collaboratore, del concorrente). Se il tuo problema è vendere di più, quello del consumatore potrebbe essere avere un prodotto con più funzioni. Altro esempio: in azienda potresti vedere il problema da ruoli diversi (es. l’amministrativo, il venditore, il tecnico, ecc.)

6) Fatti le domande giuste e usa affermazioni positive. Usare le domande è molto potente, il nostro cervello ama le domande. Tuttavia porsi le domande in un modi diversi potrebbe aiutarti a trovare o non trovare delle soluzioni. Chiedersi “come uscire da questa situazione tragica” sposta il focus sul dolore, invece chiedersi “Come potrei risolvere…” ti aiuta ad essere propositivo. Anche utilizzare espressioni positive, rispetto alle negative (es. “Smettere di procrastinare”, è poco motivante rispetto a “Aumentare le energie”)

7) Sii coinvolgente. Riscrivi il problema in modo che sia coinvolgente, che ispiri emozioni positive. Se leggere il problema mi crea noia, difficilmente il mio stato emotivo porterà ad una soluzione creativa. Ad esempio, “aumentare le vendite” può diventare “stupire i clienti”. Magari questo aspetto è meno facile per i contabili 😉

8) Inverti il problema. Se proprio non riesci a trovare una via di uscita, capovolgi il problema, trova le soluzioni per portarti nella direzione opposta, e poi le inverti. Se non riesci a trovare soluzioni per aumentare i clienti, prova a pensare a quelle che ti aiuterebbero a perderli,e poi fai il contrario.

9) Raccogli informazioni. Talvolta, specie se di natura tecnica, è molto utile capire le cause e le circostanze del problema stesso. La raccolta delle informazioni aiuterà molto nel dettagliare poi le soluzioni e può far risparmiare molto tempo e risorse. Anche in questo caso possono essere utili domande che specifichino il problema.

A questo punto, buona soluzione!

About Alberto Baruffaldi

Società: fd research group srl  -  Aree di competenza: Controllo di Gestione, Finanza Aziendale e Business Development  -   Interessi: Coaching, No Profit, Business Networking e nuove tecnologie.

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